Documentación a aportar
La documentación a aportar dependerá de la forma jurídica o clase de entidad de que se trate.
Con carácter general, el RGAT señala que deberán aportarse copia de la escritura pública o documento fehaciente de constitución y de los estatutos sociales o documento equivalente, así como certificación de su inscripción, cuando proceda, en un registro público.
En caso de que no se aporte toda esta documentación, el NIF que se asigne tendrá carácter provisional y la entidad quedará obligada a la aportación de la documentación pendiente necesaria para la asignación del número de identificación fiscal definitivo en el plazo de un mes desde la inscripción en el registro correspondiente o desde el otorgamiento de las escrituras públicas o documentos fehaciente de su constitución y de los estatutos sociales o documentos equivalentes de su constitución, cuando no fuera necesaria la inscripción de los mismos en el registro correspondiente.
Transcurrido el plazo antes indicado sin que se haya aportado la documentación pendiente, la Administración tributaria podrá requerir su aportación otorgando un plazo máximo de 10 días, contados a partir del día siguiente al de la notificación del requerimiento, para su presentación o para que se justifiquen los motivos que la imposibiliten, con indicación en tal caso por el interesado del plazo necesario para su aportación definitiva. La falta de atención en tiempo y forma del requerimiento para la aportación de la documentación pendiente podrá determinar, previa audiencia del interesado, la revocación del número de identificación asignado, en los términos a que se refiere el artículo 147 del RGAT.
En el caso concreto de personas jurídicas o entidades extranjeras, a las que, como ya se ha dicho, se les asigna un NIF N, deberá aportarse un documento que acredite la existencia de la persona o entidad. Este documento puede ser la escritura de constitución en su país y estatutos inscritos en algún registro oficial de su país o certificación de un notario o de una autoridad fiscal que acredite su existencia.
Asimismo, se deberá acompañar al modelo 036 fotocopia de la tarjeta o documento acreditativo del número de identificación fiscal, atribuido por la Administración española, de la persona que firme el modelo 036 o, si no tiene obligación de disponer de NIF, fotocopia del documento que acredite su identidad, si procede. También deberá aportarse copia del documento que acredite que la persona que firme el impreso tiene poder suficiente para ello.
La documentación que debe aportarse en el caso de establecimientos permanentes para la obtención de un NIF es aquella que justifique la existencia del establecimiento, así como la existencia de la propia entidad no residente.
De acuerdo con el artículo 13.1 del Real Decreto Legislativo 5/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Impuesto sobre la Renta de no Residentes, se entiende que una persona o entidad no residente realiza operaciones a través de un establecimiento permanente cuando por cualquier título disponga, de forma continuada o habitual, de instalaciones o lugares de trabajo de cualquier índole, en los que realice toda o parte de su actividad, o actúe en España por medio de un agente autorizado para contratar, en nombre y por cuenta de la persona o entidad no residente, que ejerza con habitualidad dichos poderes. Por tanto, cuando se solicite la asignación de un NIF para un establecimiento permanente tendrá que aportarse la documentación que acredite la existencia del establecimiento de acuerdo con esta definición. En el caso particular de establecimientos permanentes que sean sucursales se deberá aportar escritura pública de constitución así como certificación de su inscripción en el registro público correspondiente.
A la documentación que justifique la existencia del establecimiento, deberá acompañarse aquella que acredite el nombramiento de un representante con residencia en España, así como documento acreditativo del NIF de dicho representante, si procede.
En cualquiera de los casos, si los documentos que se aportan no están otorgados en España, a efectos de su validez y eficacia ante la Administración pública española y de acuerdo con los artículos 15 y 28 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, deberán estar traducidos al castellano y dejar constancia de ser auténticos.
En este sentido, el apartado 5 del artículo 24 del RGAT dispone que la Administración tributaria podrá exigir una traducción al castellano o a otra lengua oficial en España de la documentación aportada para la asignación del número de identificación fiscal cuando aquella esté redactada en lengua no oficial.
Para ello deberá aportarse una copia legalizada, mediante legalización diplomática o mediante apostilla de la Haya, y una traducción oficial, en su caso, realizada por un traductor jurado o a través de representaciones consulares o diplomáticas.
Nota: La Apostilla de la Haya, regulada por el Convenio de la Haya de 1961, exime a los Estados firmantes del requisito de legalización diplomática y consular de los documentos públicos que se originen en su país y que se pretenda que surtan efectos en otro.
Por lo tanto, tratándose de un documento originado en un país no firmante del Convenio de la Haya, para que surta efectos en España, agentes diplomáticos o consulares del país de origen del documento deberán certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento ostente.
Se podrá encontrar más información sobre la Apostilla de la Haya en la página web del Ministerio de Justicia.
Más adelante se recoge la documentación que deben aportar los distintos tipos de personas jurídicas y entidades sin personalidad (se recogen las formas jurídicas más habituales) para obtener el NIF definitivo.