Título de la representación

En la casilla 334 o 384 se consignará la clave correspondiente al título o documento donde consta la representación, el cual puede ser:

Documento público

Normalmente el documento público será un poder notarial. El poder notarial es un documento en el que el notario da fe de que una persona presente ante él confiere su representación a otra para determinados fines, como, por ejemplo, para relacionarse con la Hacienda Pública.

 Pero también puede haber otros documentos públicos en los que se conceda la representación:

• Sentencias judiciales de incapacitación.
• Escritura pública de constitución, en los casos de entidades con personalidad jurídica.
• Escritura pública de constitución, estatutos, acuerdo de creación, en los casos de entidades sin personalidad jurídica.
• Acuerdo o norma de constitución o creación (en el que conste quién es el representante o el cargo dirigente) en el caso de Administraciones públicas y entes dependientes de las mismas.

Documento privado con firma legitimada notarialmente

Se marcará esta clave en aquellos casos en que la representación es conferida en un documento privado (es decir, no realizado ante un notario), pero en el cual el notario sí que indica que la firma de la persona que otorga el poder efectivamente es de ella.

Documento privado sin firma legitimada notarialmente

Se marcará esta clave en aquellos casos en que la representación se confiere en un documento privado en el que no existe intervención de notario. Al documento deberá acompañarle una copia del DNI (o documento equivalente en caso de extranjeros) del poderdante y del apoderado y deberá estar firmado por ambos.

Comparecencia ante el órgano administrativo

La representación también puede ser otorgada por la comparecencia del representado y del representante ante un órgano administrativo. En este caso, la representación se recogerá en una diligencia en la que el órgano administrativo manifiesta cuál es la finalidad del otorgamiento de la representación y que quienes ante él comparecen (a los cuales identifica) consienten en otorgar la representación y en recibirla. La diligencia deberá ir firmada por el órgano, por el representado y por el representante, debiendo unirse copia del DNI (o documento equivalente en caso de extranjeros) de representante y representado.

Documento normalizado aprobado por la Agencia Tributaria

En la página Web de la Agencia Tributaria se encuentran recogidos modelos normalizados de representación que se pueden utilizar para otorgar la misma.

Otros

La clave 16 se cumplimentará haciendo referencia a aquellos otros títulos distintos de los recogidos en las claves anteriores por los cuales se otorga la representación.

Se tratará fundamentalmente de:

• disposición legal (artículo 162 Código Civil), en los casos de menores de edad.
• libro de actas (donde se recoge el nombramiento del presidente de la comunidad) en el caso de comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal.
• testamento, acta de notoriedad o declaración de herederos (a esta documentación debe de acompañarle el certificado del Registro de Actos de Última Voluntad y escrito de todos los herederos nombrando representante a uno de ellos) en el caso de Herencia yacente.
• escrito de constitución (en el que conste quien es el representante o el cargo dirigente) en el caso de grupos políticos.

Comentarios

En particular, en el caso de personas físicas que carezcan de capacidad de obrar:

• la patria potestad podrá acreditarse mediante la presentación del libro de familia o resolución judicial, en caso de separación o divorcio.
• la tutela, curatela o defensa judicial podrá acreditarse mediante la presentación de la correspondiente resolución judicial o certificado del Registro Civil.

En el caso de personas jurídicas, será en el título constitutivo, en los estatutos, donde se señalará la estructura del órgano al que se confía la administración, el administrador o administradores a los que se confiere el poder de representación y su régimen de actuación.

En caso de personas jurídicas en constitución, será necesario que el firmante de la declaración censal de solicitud de NIF provisional acredite que actúa en representación de la entidad que se compromete a su creación. Será conveniente que esta representación conste en el acuerdo de voluntades.

En el caso de los entes a los que se refiere el apartado 4 del artículo 35 de la LGT, sería aplicable todo lo dicho respecto a las personas jurídicas, con las siguientes especialidades:

• si no se hubiere designado representante, se considerará como tal el que aparentemente ejerza la gestión o dirección
• y, en defecto de lo anterior, se considerará representante cualquiera de sus miembros o partícipes. En este supuesto tan solo habrá que acreditar la condición de miembro o participe y se hará con el título constitutivo del ente.

En los casos de representación voluntaria otorgada por el representante legal del obligado tributario, deberá constar asimismo la acreditación de la representación legal.

En el caso de personas o entidades no residentes el nombramiento y la acreditación se harán según lo previsto en el apartado sobre la representación voluntaria, salvo que se trate de una entidad no residente cuyo administrador tenga residencia en España, en cuyo caso la acreditación se hará mediante la aportación del propio título constitutivo de la entidad.

En todos estos casos habrá que tener presente que si el poder otorgado a favor de un representante no está otorgado en España, deberá aportarse copia legalizada, en la que conste la apostilla de La Haya, y traducción hecha por traductor oficial o a través de la Embajada o Consulado.

El contribuyente o su representante estarán obligados a poner en conocimiento de la Administración tributaria el nombramiento en el plazo de dos meses a partir de la fecha de éste. La designación se acompañará de la expresa aceptación del representante.