5.10.5 La factura electrònica

La  factura electrònica és la que ha estat expedida i rebuda en format electrònic (XML, PDF, DOC…), que reemplaça al document en paper, i conserva el mateix valor legal amb unes condicions de seguretat.

Per garantir l'autenticitat de l'origen i la integritat del contingut de la factura, per tal d'establir la necessària connexió entre la factura i l'operació que documenta, es podrà utilitzar la signatura electrònica avançada, EDI i altres mitjans aprovats per l' Agència Tributària que asseguren l'autenticitat i integritat.

Per enviar factures electròniques és necessari el consentiment exprés o tàcit del destinatari. En aquest últim cas, per exemple, constatant l'accés a la pàgina web o portal electrònic de l'expedidor, en què es posen a la seva disposició les factures electròniques i no s'ha comunicat el seu rebuig a la seva recepció. En qualsevol moment el destinatari que rebi factures o documents substitutius electrònics podrà comunicar al proveïdor el seu desig de rebre'ls en paper.

Obtingut el fitxer de la factura amb la seva signatura, es pot enviar al destinatari per correu electrònic, per FTP…

El destinatari ha de conservar de manera ordenada, en el mateix format i suport original en el que aquestes van ser remeses, les factures. Això implica:

• Disposar del programa que permeti verificar la validesa de la signatura.

• Emmagatzemar els fitxers de les factures i les signatures associades a cadascuna d'elles.

• Permetre l'accés complet i sense demora.

Si s'han rebuda factures en paper, el destinatari podrà optar per convertir-les i conservar-les en format electrònic. Si s'han rebuda factures en format electrònic, el destinatari podrà optar per convertir-les i conservar-les en format paper.