2.V.3. Controls d'accés apropiats
Per tal de protegir l'accés a les instal·lacions i evitar la manipulació indeguda de les mercaderies, el sol·licitant aplicarà «mesures adequades per evitar l'accés no autoritzat a les oficines, les zones d'expedició, els molls de càrrega, les zones de càrrega i altres llocs pertinents».
Pot haver casos en els que les mesures de seguretat externes com filats, tanques i dispositius d'enllumenat siguin obligatòries (quan les mercaderies s'emmagatzemin fora dels edificis, els murs d'aquests no es considerin perímetre extern o no s'asseguri en grau suficient la protecció dels edificis i l'accés als mateixos). D'altra banda, pot haver casos en els que un mur circular exterior complet no sigui possible ni necessari. Així pot ocórrer si el sol·licitant arrenda part d'un parc industrial o logístic, no s'emmagatzemen mercaderies a l'exterior i els altres requisits de seguretat física, com els relatius a la seguretat dels edificis, es caracteritzen per un rigor elevat.
Totes les zones sensibles en matèria de seguretat han de protegir-se davant l'accés no autoritzat de tercers, però també del propi personal del sol·licitant que manqui de competències o permisos de seguretat apropiats per accedir a elles. Es considera aquí no només el control d'accés de persones no autoritzades, sinó també el de vehicles i mercaderia sense autorització.
S'hauran d'establir i executar degudament rutines relatives a la manera de resposta davant incidents de seguretat en els casos d'accés no autoritzat o d'intent d'accés a les instal·lacions (p. ex., contacte amb la policia local, el personal de seguretat interna i, si escau, les autoritats duaneres). En aquest context, també és important saber que el concepte de seguretat del AEO es proposa l'objectiu d'evitar els incidents. Per tant, és necessari indicar qualsevol bretxa de seguretat abans que puguin repercutir en la seguretat i la protecció de la cadena de subministrament internacional d'una manera essencial. Un exemple pot ser el dels sistemes de CCTV que es limiten a gravar però no se supervisen. Encara que puguin resultar suficients per a uns altres fins, no ho són per al AEOS.
En comprovar aquesta condició, revesteix enorme importància tenir degudament en compte les característiques específiques de les pimes. Encara que les pimes hagin de complir els mateixos requisits que les grans empreses respecte dels procediments de control intern dels accessos, pot que els convinguin solucions diferents pel que fa als controls d'accés. Per exemple:
- En la majoria de les ocasions, les petites empreses i les microempreses manquen de recursos suficients per dedicar empleats a la supervisió de l'accés a les instal·lacions. En aquest cas, per exemple, un filat de tancament equipada amb un intercomunicador permetrà el control remot de l'accés a les instal·lacions.
- Una instrucció que recordi l'obligació de mantenir les portes de les àrees d'expedició assegurades amb pany i que les portes s'equipin amb un timbre per als conductors que desitgin accedir a l'àrea d'expedició podria evitar l'accés no autoritzat a les zones de càrrega.
- Encara que se suposa que les grans empreses proporcionen targetes d'identificació al seu personal i a tots les seus visitants, en el cas de les pimes aquesta mesura podria ser innecessària.