Salta al contingut principal
Orientacions 2016 OEA

5.I.1. Disposicions generals

Seguiment per part de l'operador econòmic i obligació de notificar els canvis

El seguiment periòdic constitueix una responsabilitat fonamental de l'operador econòmic. Ha de formar part dels seus sistemes de control interns. L'operador econòmic ha de ser capaç de demostrar com es duu a terme el seguiment i de mostrar els seus resultats. Ha de revisar els seus processos, riscos i sistemes per tal de reflectir qualsevol canvi significatiu en les seves operacions. Les autoritats duaneres hauran de ser informades de tals canvis.

En l'article 23, apartat 2, del CAU s'estableix també el requisit legal de què el titular de l'autorització AEO informe sense demora a les autoritats duaneres de tots els factors que es plantegin amb posterioritat a la decisió que puguin influir en la seva continuació o contingut. Encara que depèn en gran mesura de quin sigui el AEO afectat i, per tant, la llista no pugui ser exhaustiva, en l'annex 4 d'aquestes Orientacions es presenten exemples de casos en els que s'ha d'informar a les duanes.

Els AEO informaran a l'autoritat duanera d'expedició de tot canvi relacionat amb qualsevol altra aprovació, autorització o certificació pertinent concedida per unes altres autoritats de l'Administració que pugui tenir una incidència sobre l'autorització AEO (per exemple, la retirada de l'estatut d'AA o de l'estatut de EC).

Els AEO s'asseguraran d'estar en possessió de la documentació original, inclosos els resultats documentats i els informes sobre els procediments de revalidació que puguin exigir les autoritats duaneres.

Per assegurar-se de què els AEO són conscients d'aquesta obligació, l'autoritat duanera competent podrà, per exemple:

  • Consignar exemples de la informació que ha de comunicar-se a l'autoritat duanera competent en la decisió escrita, la carta, etc. que s'enviï al AEO després de l'expedició de l'autorització AEO. En aquest context, l'annex 4 a aquestes Orientacions pot ser un instrument important.
  • Notificar al AEO el punt de contacte de l'Administració duanera pertinent per a la comunicació de tota la informació relacionada amb la seva autorització.
  • Enviar un missatge de correu electrònic (p. ex., en el correu electrònic amb el que l'Administració de duanes facilita el logotip de AEO a l'operador econòmic) a la persona de contacte del AEO en l'empresa, recalcant en aquesta obligació i brindant la possibilitat de comunicar els canvis pertinents.
  • Quan els funcionaris de duanes detectin un canvi no anunciat, enviar un missatge de correu electrònic d'«advertència »a la persona de contacte del AEO en l'empresa, subratllant que aquell tipus d'informació ha de comunicar-se a l'autoritat duanera competent.
  • Enviar periòdicament (p. ex., cada any) un breu qüestionari de «record» (utilitzant algunes preguntes del CAU) a la persona de contacte del AEO (per correu electrònic), preguntant per possibles canvis respecte dels criteris pertinents.

Seguiment a càrrec de les autoritats duaneres

Les autoritats duaneres duen a terme un seguiment constant que inclou el control de les activitats quotidianes del AEO i les visites a les instal·lacions. El seu objectiu és la detecció precoç de qualsevol signe d'incompliment, i en cas que es detectin dificultats o incompliments ha de donar lloc a l'adopció d'accions ràpides.

De conformitat amb l'article 23, apartat 5, i l'article 38, apartat 1, del CAU, l'estatut de AEO està subjecte a seguiment. D'altra banda, tenint en compte que la vigència de l'autorització AEO no és limitada, revesteix una gran importància que els criteris i les condicions per a l'obtenció de l'estatut de AEO s'avaluïn periòdicament.

Al mateix temps, el seguiment pot propiciar també un millor coneixement de les activitats empresarials del AEO que pot fins i tot portar a les autoritats duaneres a recomanar a aquest últim una manera més eficaç de servir-se dels procediments duaners o de les normes duaneres en general.

En aquest sentit, és important per a l'autoritat duanera competent desenvolupar, en col·laboració amb el AEO, un sistema de seguiment del compliment de les condicions i els criteris de l'autorització. Cal registrar qualsevol mesura de control adoptada per les autoritats duaneres.

Conforme a l'article 35 de l'AE CAU, «les autoritats duaneres dels Estats membres informaran sense demora a l'autoritat duanera competent de qualsevol circumstància que es produeixi després de la concessió de l'estatut de AEO i que pugui influir en el seu manteniment o el seu contingut.

L'autoritat duanera competent facilitarà tota la informació pertinent de què disposi a les autoritats duaneres dels altres Estats membres en què el AEO dugui a terme activitats relacionades amb les duanes. Quan una autoritat duanera revoqui una decisió favorable presa sobre la base de l'estatut de AEO, el notificarà a l'autoritat duanera que hagi concedit l'estatut.

Quan el AEOS sigui un agent acreditat o un expedidor conegut, tal com es defineix en l'article 3 del Reglament (CE) núm. 300/2008, i compliu els requisits establerts en el Reglament (UE) núm. 185/2010, l'autoritat duanera competent facilitarà immediatament a la corresponent autoritat nacional responsable de la seguretat de l'aviació civil la següent informació mínima referent a l'estatut de AEO de què disposi:

  • l'autorització del AEOS, inclòs el nom del titular de l'autorització i, si escau, la seva modificació o revocació, o la suspensió de l'estatut d'operador econòmic autoritzat i els motius de la mateixa;
  • informació sobre si el lloc concret en qüestió ha estat visitat per les autoritats duaneres, la data de l'última visita i si la visita va tenir lloc a l'efecte del procés d'autorització, reavaluació o seguiment;
  • les reavaluacions de l'autorització del AEOS i els resultats de les mateixes.

Les autoritats duaneres nacionals establiran, d'acord amb la corresponent autoritat nacional responsable de la seguretat de l'aviació civil, les modalitats detallades per a l'intercanvi de la informació que no estigui cobert pel sistema electrònic establert en l'article 30 d'aquest Reglament.

Les autoritats nacionals responsables de la seguretat de l'aviació civil que tractin la informació corresponent la utilitzaran exclusivament a l'efecte dels programes pertinents d'agent acreditat o expedidor conegut i aplicaran les mesures tècniques i organitzatives adequades per garantir la seguretat de la informació».

Encara que la legislació no exigeix una via específica per a l'establiment del sistema de seguiment, en general el més adequat és que l'autoritat duanera competent elabori un pla de seguiment. Aquest pla podria resumir totes les conclusions de cada auditoria i, en cas necessari, suggerir accions correctores (si bé l'operador és lliure de buscar una solució diferent de la mesura suggerida).

La supervisió dels operadors AEO per l'autoritat duanera competent pot consistir en:

  • vetllar perquè el AEO apliqui les mesures correctores de manera efectiva;
  • portar un seguiment de les operacions del AEO i dels riscos existents i evitar que sorgeixin nous riscos.

Independentment de la manera com les autoritats duaneres decideixin organitzar el seguiment, ja sigui com un pla específic o com a part de l'informe final, haurà de tenir-se en compte el que segueix:

  • Resultats de l'auditoria: El seguiment ha de basar-se fonamentalment en els perfils de risc del AEO avaluats pels auditors durant les activitats d'auditoria efectuades, incloses les mesures que es recomana que el AEO adopti.
  • Recurs a l'article 28, apartats 2 o 3, de l'AE CAU en relació amb els titulars d'un certificat de protecció i seguretat expedit sobre la base d'un conveni internacional, una norma internacional de l'Organització Internacional de Normalització o una norma europea d'algun organisme europeu de normalització i els agents acreditats o expedidors coneguts: A l'hora de concedir l'estatut de AEO, és important tenir en compte aquestes situacions, en les que s'han utilitzada unes altres acreditacions o certificacions pertinents (per exemple AA, EC, etc.) concedides per unes altres autoritats de l'Administració.
  • Senyals d'alerta primerenca: Com s'ha esmentat anteriorment, el AEO està obligat legalment a informar a l'autoritat duanera competent de tot canvi significatiu. És possible que els canvis efectuats pel AEO donin lloc a què les autoritats duaneres determinin la necessitat d'una reavaluació. És important que el AEO comprengui clarament les seves obligacions i el mode de comunicar qualsevol canvi a l'autoritat duanera competent.

És necessari que les autoritats duaneres tinguin la possibilitat de comprovar de manera contínua i minuciosa si l'operador segueix controlant les seves activitats, així com tots els riscos identificats i els canvis de situació (han sorgit riscos nous?, segueixen essent l'organització administrativa i el sistema de control intern tan eficaços com quan es va realitzar l'auditoria?) Existeixen diverses vies que permeten a les autoritats duaneres disposar d'indicis primerencs de nous riscos i informació, entre les que figuren:

  • els controls aleatoris de les declaracions del AEO;
  • les inspeccions físiques de mercaderies;
  • l'anàlisi de la informació disponible en les bases de dades duaneres internes;
  • les auditories alienes a les de seguiment o reavaluació del AEO (p. ex., una auditoria efectuada conforme a procediments simplificats, o a una sol·licitud per a l'obtenció de l'estatut de dipositari autoritzat);
  • l'avaluació de qualsevol canvi que s'adverteixi en el comportament de l'empresa o en les modalitats dels intercanvis.

  • Seguiment dels riscos: Els nous riscos i situacions han d'avaluar-se mitjançant el seguiment. Si algun dels elements de l'avaluació portés a la conclusió de què l'operador no tracta els riscos identificats o ha deixat de tractar-los degudament, les autoritats duaneres l'informaran sobre això. L'operador haurà d'emprendre accions per esmenar la situació. Una vegada més, l'autoritat duanera tindrà l'obligació d'avaluar aquelles accions. L'avaluació pot portar també a la conclusió de què ha de ser procedent-se a la reavaluació d'un o diversos dels criteris i les condicions, o de què l'estatut de AEO ha de suspendre's o revocar-se immediatament.

    • Les activitats de seguiment que planifiquin han de basar-se en l'anàlisi de riscos efectuat en les diverses etapes (exàmens abans de la concessió de l'estatut, gestió de l'autorització atorgada, etc.). Existeixen diversos factors que poden influir en tals activitats:
  • el tipus d'autorització obtinguda: mentre que el seguiment d'alguns criteris, com la solvència acreditada, pot efectuar-se des d'un centre administratiu, en general el seguiment del criteri de seguretat i protecció per a l'obtenció d'un AEOS exigirà una visita sobre el terreny;
  • l'estabilitat de l'operador econòmic: que es produeixin o no canvis freqüents d'emplaçaments, mercats, personal clau, sistemes, etc.;
  • la mida i el nombre de seus de l'empresa;
  • el paper del AEO en la cadena de subministrament: si el AEO disposa d'accés físic a les mercaderies o actua com agent de duanes;
  • la solidesa dels controls interns aplicats als processos empresarials i l'externalització o no dels processos;
  • la recomanació o no, durant l'auditoria del AEO, d'accions de seguiment o millores menors dels processos o els procediments.

En conseqüència, la freqüència i la naturalesa de les activitats de seguiment varien en funció del AEO de què es tracti i dels riscos associats. No obstant això, considerant la naturalesa específica del criteri de seguretat i protecció, en el cas dels AEOS es recomana una visita sobre el terreny com a mínim una vegada cada tres anys.

També s'haurà de prestar una atenció especial quan l'operador econòmic al que s'atorgui l'estatut de AEO porti establert menys de tres anys. En aquests casos, durant el primer any posterior a la concessió de l'estatut de AEO les autoritats duaneres hauran de portar un seguiment exhaustiu.

També és important que es tingui en compte que el desenvolupament del pla de seguiment i, en particular, les visites a les instal·lacions del AEO han d'abordar-se en el context de les activitats duaneres generals. Les autoritats duaneres han de coordinar i prendre en consideració qualssevol altres activitats d'auditoria i seguiment previstes per a l'operador econòmic de què es tracti. En la mesura del possible, s'ha d'evitar la duplicació d'inspeccions.

En els casos en què sigui d'aplicació l'article 28, apartats 2 o 3, de l'AE CAU, qualsevol informació procedent d'unes altres autoritats de l'Administració de la que es disposi podrà utilitzar-se també en la planificació de qualsevol activitat de control per tal d'evitar la duplicació dels exàmens, tant en benefici de les autoritats duaneres com en relació amb els operadors econòmics.

Les activitats de seguiment podrien donar lloc a accions específiques de l'autoritat duanera competent. Aquestes accions específiques s'hauran de documentar. La documentació podrà adoptar, per exemple, les formes següents:

  • una actualització del pla de seguiment,
  • un informe d'auditoria reduït,
  • les conclusions i resultats de l'equip d'auditoria, etc.

En aquesta documentació s'indicarà quins criteris s'han comprovat i quins són els resultats de les comprovacions.