Secció VII: Recomanacions per a la realització d'una visita d'auditoria o supervisió d'un AEO d'un Estat membre de la UE
Una de les parts essencials de la negociació del ARM amb els països socis, així com de la supervisió de l'aplicació del ARM, consisteix en les visites d'auditoria o seguiment del AEO sobre el terreny.
L'objectiu de la visita sobre el terreny és observar com apliquen de manera pràctica el programa AEO de la UE els diferents Estats membres de la UE. Aquestes visites es realitzan com a part de les negociacions del ARM (fase 2) i com a part de l'aplicació del ARM una vegada que aquest ha entrat en vigor.
En general, el principal interès és confirmar que els Estats membres de la UE compleixen la legislació de la UE relativa als AEO de manera uniforme.
La visita consta de dues parts: en primer lloc, una presentació de l'estructura i l'organització nacional del AEO i una visió general de l'empresa que es visitarà, i en segon lloc, la visita pròpiament dita a l'empresa.
Debat sobre l'aplicació del programa AEO de la UE en els Estats membres
El principal interès és veure com s'aplica el programa AEO des del punt de vista operatiu en els Estats membres.
Ha d'incloure una breu ressenya de:
- l'Administració duanera en general;
- l'estructura organitzativa del AEO, p.e., el nombre de membres del personal dedicats al AEO de la UE (a temps complet i a temps parcial, el sistema de formació, la difusió entre la comunitat empresarial);
- el procediment d'autorització, inclosos la sol·licitud i el qüestionari d'autoavaluació, la manera de comprovar els requisits de seguretat;
- el seguiment i la postauditoria;
- la cooperació amb uns altres Estats membres de la UE (durant l'autorització i el seguiment).
Visita a l'empresa
L'objectiu de la visita a l'empresa és observar als auditors de AEO dels Estats membres mentre duen a terme una auditoria en les instal·lacions d'un sol·licitant o una visita de supervisió en una empresa AEO. En la visita participaran representants del país soci del ARM, la Comissió i les administracions duaneres dels Estats membres de la UE.
És indispensable que les empreses coneguin el propòsit de l'exercici i sàpiguen que l'objectiu és confirmar que l'aplicació del AEO en l'Estat membre visitat s'ajusta a les normes de la UE.
La visita a les instal·lacions del sol·licitant o l'empresa AEO se sol estructurar com segueix:
- la visita consistirà en una auditoria d'una situació autèntica dirigida, en particular, pels auditors de la AEO, no per l'empresa;
- s'informarà prèviament a l'empresa de la visita i de com s'efectuarà;
- els auditors desenvoluparan les seves funcions normals;
- en cas d'auditoria durant una sol·licitud de AEO:
- en cas de visita de seguiment (amb existència d'autorització AEO), es preguntarà per les novetats recents que hagin tingut repercussions en els AEO i es demanarà a l'empresa que expliqui o mostreu els procediments de seguretat;
- si es precisa una traducció, es donarà el temps necessari per traduir el contingut de les preguntes dels auditors i les respostes de l'empresa. S'informarà prèviament a l'empresa d'aquest enfocament;
- els observadors (del país soci del ARM) només tindran una instantània del procés d'auditoria i supervisió del AEO de la UE;
- la visita de validació conclourà amb recomanacions al sol·licitant;
- l'exercici d'auditoria haurà de centrar-se en la protecció i la seguretat (Secció 2.V d'aquestes Orientacions).