Notes explicatives del qüestionari d'autoavaluació dels AEO

El CAU del AEO té per objecte ajudar-li, com sol·licitant, a entendre els requisits necessaris per obtenir l'autorització AEO i subministrar al mateix temps a l'Administració duanera informació sobre el seu perfil i el de la seva empresa complementària a la que vostè ha inclòs en la seva sol·licitud. Les dades que l'operador econòmic consigni en el CAU dels AEO podran utilitzar-se també en el procés de concessió d'unes altres autoritzacions per a de la qual obtenció sigui necessari complir tots o alguns dels criteris AEO. Aquestes instruccions constitueixen una guia sobre com ha de respondre a les preguntes del CAU i li aporten, al mateix temps, informació sobre el nivell de compliment que ha d'aconseguir i demostrar davant les autoritats duaneres per tal d'obtenir l'autorització AEO.

De conformitat amb l'article 26, apartat 1, del Reglament Delegat (UE) núm. 2015/2446 de 28 de juliol de 2015 pel qual es completa el Reglament (UE) núm. 952/2013 del Parlament Europeu i del Consell amb normes de desenvolupament relatives a determinades disposicions del Codi Duaner de la Unió (AD CAU), per tal de sol·licitar l'estatut de AEO el sol·licitant haurà de presentar juntament amb la sol·licitud un qüestionari d'autoavaluació (CAU), que serà facilitat per les autoritats duaneres.

Aquest qüestionari es basa en les disposicions del Codi Duaner de la Unió (CAU) i les seves disposicions d'aplicació (Actes d'Execució i Delegat), així com en les Orientacions AEO. El seu objectiu és simplificar i accelerar el procés de sol·licitud del AEO.

A través d'ell, juntament amb el formulari de sol·licitud, l'Administració duanera podrà adquirir una visió general sobre el sol·licitant, el que permetrà accelerar el procés d'autorització. Per tant, es convida als operadors econòmics a què complimentin correctament el qüestionari i contestin a totes les preguntes pertinents en relació amb la seva empresa.

Trobarà vostè informació addicional sobre l'estatut de AEO en la pàgina web Europa de la Comissió Europea així com en la pàgina web de l'Administració duanera del seu país.

És fonamental que abans d'iniciar el procés de sol·licitud llegeixi vostè atentament la legislació aplicable i les Orientacions sobre els AEO de la Comissió Europea.
El qüestionari haurà d'acompanyar a la sol·licitud d'autorització AEO que es presenti davant l'autoritat duanera competent (la modalitat de presentació dependrà dels mitjans de què disposi aquesta autoritat).

En cas que el qüestionari o la sol·licitud li suscitin dubtes o de què precisi més informació, li recomanem que, abans de procedir al seu enviament, es posi en contacte amb l'autoritat duanera competent.
El qüestionari passa revista als aspectes més importants que poden ser d'utilitat per a les autoritats duaneres en relació amb cada secció. Ara bé, algunes qüestions afecten únicament a determinats operadors de la cadena de subministrament internacional. La informació sol·licitada pot variar també en funció del tipus d'autorització que la seva empresa pretengui obtenir. No cal que contesti vostè a les preguntes que no siguin pertinents per a la seva empresa. En aquells casos, consigni simplement «No aplicable», seguit d'un breu comentari explicant la raó. Per exemple, pot vostè al·ludir al segment de la cadena de subministrament internacional en el que desenvolupa la seva activitat o al tipus d'autorització que pretén obtenir. Serveixi's consultar el quadre específic de l'annex 2 de les Notes Explicatives de les Orientacions AEO per obtenir informació sobre quins són les preguntes pertinents per als diferents operadors de la cadena de subministrament i en funció del tipus d'autorització sol·licitada.

Si ja ha obtingut vostè alguna simplificació o una altra autorització duanera que demostri que compleix un o diversos criteris AEO, basta que faci referència a aquella simplificació o autorització.

Si posseeix vostè certificats, informes d'experts o qualsevol altre document d'aquest tipus relacionats amb la seva empresa (per exemple, informes econòmics, certificacions internacionals, etc.), faciliti'ls o faci referència a ells. Per a més informació, consulteu la secció corresponent de les Orientacions AEO que cobreixi els criteris pertinents, ja sigui totalment o de manera parcial, i indiqui-ho en la seva resposta a la pregunta de què es tracti. Encara que no sigui estrictament necessari, fer-los constar podria aportar informació d'utilitat a l'autoritat duanera i contribuir a l'acceleració del procés.

Tingui en compte que no totes les preguntes han de ser respostes en tots els Estats membres. La situació pot variar en funció de que les autoritats duaneres de l'Estat membre en qüestió ja disposin o no d'accés a la informació (per exemple, a través de diferents bases de dades). Això afecta principalment a les seccions 2 (Historial de compliment), 4 (Solvència financera) i 5 (Nivell adequat de competència o de qualificacions professionals) del CAU. L'autoritat duanera competent de l'Estat membre en el que presenti la seva sol·licitud li indicarà si cal respondre en aquells casos.
Cal assenyalar que les respostes concretes a les preguntes no es consideraran de forma aïllada, sinó que es tindran en compte integrant-les en el procés global d'avaluació en relació amb el criteri considerat. Una resposta insatisfactòria a una pregunta determinada no té per què conduir necessàriament a la denegació de l'estatut de AEO, en cas que es mostri que el criteri en qüestió es compleix d’altra manera durant el procés (en termes generals).
En principi, les condicions i criteris per a l'obtenció d'una autorització AEO són els mateixos per a tots els operadors econòmics. Ara bé, les autoritats duaneres tindran en compte la mida de l'empresa [p. ex., petites i mitjanes empreses (pimes)], la seva personalitat jurídica, la seva estructura, els principals socis comercials i la seva activitat econòmica concreta. Per consegüent, les mesures que hagin d'aplicar-se per atenir-se als criteris poden variar en funció dels operadors, per exemple, tenint en compte la mida de l'empresa, sense que per això es vegi afectat el compliment dels requisits.
Una autorització AEO es basa en els mateixos principis que unes altres normes internacionals i avala que l'empresa està aplicant normes internes de garantia de qualitat. Tingui vostè en compte que, com sol·licitant, és el responsable de què en les seves instal·lacions s'apliquin procediments de garantia de qualitat en els àmbits relacionats amb les duanes, així com en matèria de seguretat i protecció (quan escaigui). Amb motiu de les visites d'auditoria als seus locals, haurà de demostrar a l'autoritat duanera que ha establert vostè els procediments interns oportuns per gestionar els aspectes esmentats en relació amb les duanes i la protecció i/o seguretat i que aplica vostè els controls interns necessaris perquè aquests procediments funcionin correctament. Les seves instruccions i/o estratègies internes han d'estar documentades electrònicament o estar disponibles en suport paper. Hauran de ser conegudes i aplicades al si de l'organització, ser accessibles a tots els usuaris i, per suposat, actualitzar-se de manera permanent.

Així doncs, la primera fase està relacionada amb les normes internes de garantia de la qualitat que vostè aplica. Les respostes al qüestionari remesos juntament amb la sol·licitud han de constituir una síntesi dels seus procediments i instruccions internes que permeti a l'autoritat duanera adquirir una visió general de la seva empresa. Per tal de poder respondre al qüestionari i preparar-se per al procediment d'auditoria AEO, cal que s'impliquin en el procés els principals departaments de la seva empresa relacionades amb la cadena de subministrament internacional (com ara duanes, logística, comptabilitat, informàtica, compres, vendes, seguretat, qualitat).
En les seves respostes al qüestionari, pot fer vostè referencia a les polítiques i instruccions internes de la seva empresa en relació amb les duanes o la seguretat i la protecció. En aquell cas, especifiqueu el títol o el nombre del document i mantingui-ho disponible per a la visita d'auditoria de l'autoritat duanera. Per tal d'accelerar el procés, cabria també la possibilitat d'enviar els documents juntament amb el qüestionari (la modalitat de l'enviament dependrà dels mitjans de què disposi l'autoritat duanera competent).
El qüestionari emplenat es presentarà davant l'autoritat duanera competent juntament amb la sol·licitud electrònica (preferentment) o en paper.
La informació enviada en el context del procés de sol·licitud queda coberta per la legislació sobre protecció de dades i rebrà un tracte confidencial.