Subsecció 3.1: Pista d'auditoria

Per motius de seguretat, moltes empreses i organitzacions exigeixen que en els seus sistemes informàtics s'inclogui una pista d'auditoria.

Aquesta última es pot definir com el procés a través del qual cada entrat comptable es compara amb la seva font, amb l’objecte de comprovar la seva exactitud. Una pista d'auditoria completa li permetrà rastrejar totes les seves activitats: des del flux de mercaderies i productes entrants, fins a la seva sortida de l'empresa, passant per la transformació a la que se sotmeten en la mateixa. Una pista d'auditoria completa permet també mantenir un registre cronològic de les dades que farà possible rastrejar-los des del moment en què s'introdueixen en l'arxiu fins al moment en el que se suprimeixen d'ell.

El sistema comptable comprèn normalment:

• un llibre major,
• un llibre de registre de vendes,
• un llibre de registre de compres,
• actius
• estats financers (balanç de situació, compte de resultats, quadre dels fluxos de tresoreria i estat de fons propis)
• la comptabilitat de gestió

El sistema logístic comprèn normalment:

• la tramitació de les ordres de venda,
• la tramitació de les ordres de compra,
• la fabricació,
• l'inventari: magatzem, dipòsit,
• l'expedició/el transport,
• les llistes de proveïdors i de clients.

La pista d'auditoria ha d'incloure:

• vendes,
• compres i ordres de compra,
• control de l'inventari,
• magatzem (i moviments entre els diferents magatzems),
• fabricació,
• vendes i ordres de venda,
• declaracions en duana i documentació duanera,
• expedició,
• transport,
• comptabilitat, per exemple, facturació, notes de crèdit i dèbit, transferències de fons, pagaments.