Subsecció 6.1: Informació general sobre seguretat i protecció
6.1.1.
De conformitat amb l'article 28, apartat 1, lletra h), de l'AE CAU, s'ha de designar una persona competent per a les qüestions relacionades amb la seguretat i la protecció. En aquest context, la seguretat i la protecció es refereixen únicament a les del criteri AEO. Convé assenyalar que no estan relacionades amb la «seguretat a la feina », doncs aquesta queda fora de l'àmbit d'aplicació del criteri de protecció i seguretat.
6.1.2. a)
Les autoritats duaneres esperen que vostè o una empresa de seguretat, en cas que recorri als seus serveis, hagi dut a terme una avaluació de riscos i amenaces documentada. En cas que durant la visita d'auditoria no es posi a disposició de l'autoritat duanera una avaluació d'aquelles característiques, es pot recomanar que la sol·licitud li sigui denegada automàticament.
L'avaluació de riscos i amenaces ha de comprendre tots els locals en què desenvolupa vostè activitats relacionades amb la duana. L'avaluació té per objecte identificar els riscos i amenaces que puguin sorgir en el segment de la cadena de subministrament internacional en què vostè opera i analitzar les mesures previstes per reduir-los al màxim. L'autoavaluació ha de passar revista a tots els riscos que afectin a la seguretat de la seva funció dins la cadena de subministrament internacional, com:
- amenaces materials sobre els locals i mercaderies,
- amenaces des del punt de vista tributari,
- clàusules contractuals relatives als seus socis comercials en la cadena de subministrament.
Aquesta avaluació ha de centrar-se en el següent:
- mercaderies amb les que vostè opera,
- gestió específica de la càrrega o correu aeris, si es veuen afectats (accés, manipulació, emmagatzematge, etc.),
- locals i edificis d'emmagatzematge, fabricació, etc.,
- aspectes relacionats amb el personal, com la contractació permanent i temporal i la subcontractació,
- transport de mercaderies, càrrega i descàrrega,
- sistema informàtic, registres comptables i documentació,
- incidents de seguretat registrats recentment en algun dels àmbits més amunt esmentats.
Haurà de vostè aportar proves de la freqüència amb què revisa i actualitza el document i establir en els seus procediments la forma de comunicar els incidents i la freqüència de futures revisions. L'Administració duanera sol·licitarà també que aporti proves de la manera com comunica vostè els procediments al seu personal i als visitants i el moment en què el fa.
6.1.2. b)
En cas que durant la visita de l'autoritat duanera no es presenti un pla de seguretat o una avaluació de riscos i amenaces, podrà posar-se fi a la visita d'auditoria de manera prematura o denegar-se la sol·licitud.
Ha d'establir-se un programa de revisió del pla de seguretat que prevegi el registre de totes les modificacions, signades i datades pel responsable.
6.1.3
Ha de vostè descriure, com a mínim, els cinc riscos principals que hagi detectat. Les autoritats duaneres esperen que vostè els hagi avaluat i que inclogui aquells riscos en l'avaluació de riscos i amenaces, indicant la seva probabilitat, les seves conseqüències i les mesures adoptades per fer-los front. A continuació s'aporten alguns exemples de riscos:
- contraban de béns il·legals,
- contaminació de productes,
- alteració dels béns en el moment de l'exportació,
- accés no autoritzat, etc.
6.1.4
Descrigui breument el procés d'establiment de les mesures de seguretat, així com l'aplicació, el seguiment i la revisió de les mateixes. Cal que especifiqui qui és la persona responsable i les tasques que ha de desenvolupar. Dins l'organització, al nivell que correspongui, ha d'haver una persona responsable del conjunt de les mesures de seguretat i dotada de l'autoritat necessària per aplicar-les quan resulti oportú. En cas contrari, indiqui els diferents departaments involucrats i descriviu la coordinació i gestió general.
Si recorre a serveis de seguretat externs, la persona responsable ha d'encarregar-se de la contractació i garantir que existeixi un acord de nivell de servei adequat que respecti els requisits AEO establerts en aquesta secció.
La persona responsable ha d'aplicar procediments de concepció, revisió i actualització de totes les mesures de seguretat i ser capaç d'explicar-los. A més, normalment serà l'encarregada d'elaborar els documents exigits en les preguntes 6.1.2. a) i b).
Les autoritats duaneres esperen que els procediments siguin prou detallats per permetre a un eventual suplent del responsable assumir la responsabilitat i dur a terme la tasca que se li comanda.
6.1.5
Encara que és probable que en molts casos les mesures de seguretat siguin específiques d'un establiment concret, els procediments de governança per a l'establiment, l'aplicació, el seguiment i el control de les mateixes es poden harmonitzar de manera que s'apliquin en tots els establiments. La falta d'harmonització de les mesures pot incrementar el nombre de visites de l'autoritat duanera.
6.1.6. a) i b)
Ha de vostè disposar d'instruccions documentades que permetin i fomentin la comunicació, per part dels membres del seu personal i, si és possible, també dels visitants, de qualsevol incident que es produeixi relacionat amb la seguretat, com els casos d'accés no autoritzat, robatori o treball de personal antecedents dels quals no hagin estat investigats. Aquestes instruccions especificaran com ha de dur-se a terme aquella comunicació, les persones amb les que cal posar-se en contacte i el lloc on estan ubicades. Les instruccions han de detallar també com ha de dur-se a terme la investigació i l'elaboració d'informes sobre aquests incidents i determinar les persones responsables de fer-ho.
En cas de resposta negativa, indiqui la manera com té previst implantar aquestes instruccions i el calendari previst a l'efecte.
En cas de resposta afirmativa, ha de vostè explicar com es comuniquen al personal les instruccions de seguretat i especificar com es garanteix que aquest ha pres bona nota de les mateixes. Ha de vostè explicar també la manera en què les instruccions de seguretat s'informen els visitants.
Vegeu també la pregunta 6.3.2.
Les instruccions en matèria de «seguretat» no han de confondre's amb cap instrucció necessària per motius de salut i protecció que s'informi el personal i els visitants.
6.1.7. a) i b)
Aquesta pregunta està relacionada amb la seguretat de la cadena de subministrament internacional i no amb els incidents vinculats a la salut i la protecció.
Per exemple:
- pèrdues en el magatzem,
- alteració dels precintes,
- dispositius contra la manipulació danyades.
En cas de detectar-se incidents, les autoritats duaneres esperen que procedeixi a revisar i modificar les mesures de seguretat i protecció per incloure en elles qualsevol mesura de correcció aplicada. A més, caldrà mostrar com s'han comunicat ulteriorment aquells canvis al personal i els visitants.
Si, com a conseqüència de la revisió dels procediments de seguretat i protecció, s'introdueix algun canvi, aquest haurà de registrar-se com una revisió indicant la data i la part o parts revisades.
6.1.8, a), b) i c)
Ha de vostè assegurar-se de què està en possessió de la documentació original, inclòs l'informe d'avaluació si es troba disponible, atès que l'autoritat duanera podria sol·licitar-la durant la visita in situ. L'autoritat duanera tindrà en compte la certificació corresponent al preparar i dur a terme l'auditoria.
Per exemple:
- agent acreditat (certificat i informe d'avaluació),
- expedidor conegut (certificat i informe d'avaluació),
- certificació TAPA (certificat i informe d'avaluació),
- certificació ISO (certificat i manual de qualitat).
- ISPS
6.1.9
En la seva resposta ha d'incloure, per exemple, informació específica sobre els requisits que aplica als productes químics perillosos, els béns de valor elevat o els béns subjectes a impostos especials, i si aquesta aplicació es duu a terme regular o irregularment.
Per exemple:
- si requereixen un envasament especial,
- si se'ls apliquen requisits d'emmagatzematge específics.
Vegeu també el punt 6.5.1 (processos logístics).
6.1.10, a) i b)
Ha de vostè indicar el nom i la direcció de l'empresa o empreses de seguretat, el nombre d'anys que porta vostè contractant els seus serveis i si aquestes empreses li presten, a més, serveis d'un altre tipus.
Si l'empresa ha efectuat una avaluació d'amenaces, confirmi que els riscos identificats s'han incorporat a l'avaluació de riscos i amenaces prevista en la pregunta 6.1.2, a).
Els documents han d'incloure la data o dates en què s'ha dut a terme l'avaluació i en què s'han aplicat les eventuals recomanacions. El document haurà d'estar a disposició de l'auditor durant la visita.
6.1.11
Indiqui els diversos requisits impostos pels seus clientes i per la seva companyia d'assegurances, així com les mercaderies a les que s'ha aplicat algun requisit especial, per exemple, en matèria d'embalatge o emmagatzematge.
Si el nombre de requisits i mercaderies que ha de vostè consignar és massa gran, n'hi haurà prou amb un resum.
Durant la visita d'auditoria s'examinaran amb més detall.