Subsecció 6.6: Mercaderies entrants
Per atenir-se al criteri esmentat en l'article 28, apartat 1, lletra b), de l'AE CAU, cal establir mesures adequades de control de l'accés per tal d'evitar l'accés no autoritzat a les zones d'expedició, molls de càrrega i zones de càrrega.
6.6.1, a) i b)
Els procediments esmentats han de comprendre totes les fases compreses entre el moment en què s'efectua una comanda i el de la seva entrada en la cadena de subministrament internacional.
Els procediments documentats han de mostrar el flux de mercaderies i els documents connexos i esmentar a tots els operadors participants, com proveïdors, encordadors, transportistes, etc.
6.6.2
Si se n'han recordat mesures de seguretat amb proveïdors nacionals o proveïdors de la UE o de tercers països, els empleats de la seva empresa han d'estar informats sobre això i conèixer els procediments aplicats per comprovar el compliment de les mateixes. Ha de vostè descriure el procediment d'informació al personal sobre la seguretat i la freqüència amb què s'actualitza aquella informació i considerar les proves necessàries per demostrar a l'auditor el compliment d'aquest requisit durant la visita, així com per a qualsevol revisió de l'autorització AEO.
Els seus procediments han de preveure també:
- la designació de personal responsable de la recepció del conductor i de les mercaderies en el moment de l'arribada,
- el manteniment d'un horari d'arribades previstes,
- la gestió de les arribades inesperades,
- el registre dels documents de transport i els documents de duanes que acompanyen a les mercaderies,
- la comparació de les mercaderies amb els documents de transport i els documents duaners que acompanyen a les mercaderies,
- la comprovació de la integritat dels precintes,
- el registre de l'execució i dels resultats dels controls,
- la notificació a les autoritats duaneres, quan així s'exigeixi, de l'arribada de les mercaderies, per permetre'ls realitzar els controls necessaris,
- la pesada, el recompte o el mesurament de les mercaderies per contrastar-les amb la llista de càrrega o de compra,
- el control de qualitat,
- la verificació de què les mercaderies estan marcades adequadament abans d'entrar en el magatzem per tal de permetre la seva identificació,
- la identificació i comunicació de discrepàncies o d'errades en el control de qualitat,
- la comunicació al departament de compres i a l'administració de la recepció de mercaderies.
Les disposicions considerades poden variar en funció del tipus de mercaderies amb les que estigui vostè operant, per exemple, mercaderies de valor elevat o de risc. Aquestes disposicions podrien ser les següents:
- les mercaderies han d'arribar en les mateixes condicions en què van abandonar els locals del proveïdor,
- les mercaderies han d'estar precintades en qualsevol moment,
- les mercaderies no han d'haver infringit els requisits establerts en matèria de seguretat i protecció.
Els seus procediments han de preveure:
- la comunicació de les mesures acordades al personal responsable de la recepció de les mercaderies entrants, de manera que aquest sàpiga com actuar en cas que es detecti alguna irregularitat,
- la revisió i actualització d'aquests procediments regularment,
- controls de gestió/supervisió per garantir que el personal està aplicant les disposicions acordades.
6.6.3. a) i b)
En el moment de l'arribada d'una unitat de càrrega precintada, han d'aplicar-se mesures que garanteixin un tractament correcte del precinte. Aquestes mesures podrien incloure una inspecció visual per assegurar-se de què a) el precinte està intacte i b) no hi ha cap signe de manipulació. Després d'una inspecció visual satisfactòria, la persona autoritzada podrà efectuar un control material del precinte exercint una pressió sobre el mateix per comprovar si encara està intacte.
6.6.3. c)
En cas que la seva empresa operi amb tipus concrets de mercaderies que exigeixin mesures de seguretat específiques (com càrrega aèria o correu aeri), els seus procediments hauran de preveure com aplicar aquestes mesures i com controlar la seva execució. Per exemple, en cas que sigui vostè un agent acreditat, ha d'indicar si escau al control de la declaració del transportista i de la seva identitat per al transport de la càrrega o el correu aeris assegurances procedents d'un expedidor conegut, i com duu a terme aquell control.
6.6.5
Tenint en compte la naturalesa de les mercaderies amb les que vostè operi, pot que no resulti adequat procedir al seu recompte, pesada o mesurament. En aquell cas, haurà de vostè descriure el mètode de comptabilització alternatiu utilitzat per a les mercaderies entrants i la manera com es demostra el seu compliment.
6.6.6
Els seus procediments han de preveure:
- com, conforme a quins documents, quan i per qui són inscrites les mercaderies rebudes en el registre d'existències,
- la comparació de les mercaderies amb les llistes de càrrega i les ordres de compra,
- el registre de les mercaderies en el registre d'existències, com més aviat millor després de la seva arribada.
6.6.7. a) i b)
Ha d'haver una separació entre les tasques de comanda de les mercaderies (compra), de recepció (magatzem), d'introducció de les mercaderies en el sistema (administració) i de pagament de la factura. Això dependrà de la mida i de la complexitat de l'empresa.