Annex 4

Exemples d'informació que s'ha d'informar les autoritats duaneres

En aplicació de l'article 23, apartat 2, del CAU, «el titular de la decisió informarà sense demora a les autoritats duaneres de qualsevol element que sorgeixi després de l'adopció de la decisió, que pugui influir en el seu manteniment o el seu contingut».

Aquest document té per objectiu ajudar als AEO a identificar algunes de les situacions que poden influir en el contingut de l'autorització AEO o en els criteris que han de complir de conformitat amb l'article 39 del CAU.

Aquest annex no és una llista de verificació exhaustiva, sinó una eina indicativa destinada a ajudar als operadors en les seves relacions amb les autoritats duaneres per a la gestió de les seves autoritzacions AEO.

Si l'operador econòmic considera que un fet no enumerat a continuació podria influir en la seva autorització AEO, haurà d'informar a les autoritats duaneres. D'altra banda, informar a les autoritats duaneres competents no eximeix a l'operador econòmic de cap altra obligació de notificació.

L'abast de la informació que s'ha de notificar a les autoritats duaneres depèn del tipus d'autorització AEO: AEOC o AEOS.

De fet, el AEOC no ha de complir els requisits recollits en l'article 39, lletra e), del CAU i l'article 28 de l'AE CAU, i al AEOS no li afecten els requisits recollits en l'article 39, lletra d), del CAU i l'article 27 de l'AE CAU.

Exemples d'informació que s'ha de transmetre a les autoritats duaneres

Informació general

Qualsevol modificació relacionada amb:

• Nom de l'empresa
• Estatut jurídic
• Fusión o escissió
• Domicili social
• Direcció per a correspondència (en cas que sigui diferent de la direcció de l'establiment)
• Direcció per a correspondència per a les comunicacions ARM (en cas que sigui diferent de la direcció de l'establiment)
• Persona de contacte
• Venda o tancament de l'empresa
• Sector d'activitat econòmica i/o funció en la cadena de subministrament

Compliment [artículo 39, lletra a), del CAU i article 24 de l'AE CAU]

• Qualsevol infracció greu o repetida de la legislació duanera o la normativa fiscal o qualsevol delicte greu relacionat amb l'activitat econòmica (p. ex., condemna per frau, suborn, corrupció) per:
  • el sol·licitant,
  • la persona encarregada de l'empresa sol·licitant o que controli la seva gestió;
  • l'empleat encarregat dels assumptes duaners del sol·licitant.
• Modificació de la gestió o l'estructura de l'empresa; per exemple, canvi de propietari, canvi de la persona encarregada del sol·licitant o de controlar la seva gestió o els seus nous empleats encarregats dels assumptes duaners,
• Qualsevol procediment penal pendent per infracció de la legislació duanera o la normativa fiscal o per infracció penal relacionat amb les activitats econòmiques.

Sistema satisfactori de gestió dels registres comercials i de transport [artículo 39, lletra b), del CAU i article 25 de l'AE CAU]

• Canvis o actualitzacions dels sistemes comptables o logístics
• Mal funcionament del sistema comptable (p. ex., pèrdua de dades comptables, falta de traçabilitat, etc.)
• Comptes no certificats per un auditor extern
• Pèrdua de registres
• Deficiències de funcionament de les auditories creuades
• Pèrdua o destrucció d'arxius comptables, comercials o de transport
• Pèrdua o destrucció de còpies de seguretat electròniques de dades comptables, comercials o de transport
• Incapacitat de distingir entre mercaderies de la Unió i mercaderies que no pertanyen a la Unió deguda, per exemple, a una errada del programa utilitzat
• Incapacitat de gestionar els controls interns
• Detecció d'una irregularitat important durant un control intern
• Mesures correctives per posar remei a les irregularitats detectades
• Nou procés per treballar amb un producte que requereixi llicències i autoritzacions d'acord amb les mesures de política comercial o en relació amb el comerç de productes agrícoles
• Nova ubicació dels arxius
• Ús d'un codi de mercaderia erroni - Ús d'un valor de mercaderia erroni
• Transformació de mercaderies en dipòsit temporal, per accident - Qualsevol problema amb l'emmagatzematge temporal o el dipòsit duaner relacionat amb les activitats duaneres
• Transformació de mercaderies en règim de trànsit, per accident
• Detecció d'una acumulació d'errors de treball
• Incompliment de prohibicions o restriccions
• Detecció d'intrusió en els sistemes informàtics
• Greus deficiències de funcionament de les mesures de seguretat informàtica
• Avaria greu del sistema informàtic
• Nou procés per tractar els productes coberts per prohibicions o restriccions

Solvència financera [artículos 39, lletra c), del CAU i 26 de l'AE CAU]

• AEO subjecte a algun procediment d'insolvència
• Incidents en els pagaments relacionats amb els drets duaners o altres drets i la normativa fiscal respecte de la importació o exportació de mercaderies
• Qualsevol canvi negatiu de la situació financera, inclosos els actius nets negatius que no es puguin recuperar
• Pèrdua de clientes importants
• Pèrdua de mercats importants
• Pèrdua de llicències de franquícies, de concessions, de comercialització o comercials
• Informes negatius de l'auditor extern o conclusions negatives de les auditories financeres anuals

Nivell adequat de competència o de qualificacions professionals [artículos 39, lletra d), del CAU i 27 de l'AE CAU]

• Qualsevol canvi relatiu a la persona encarregada dels assumptes duaners
• Pèrdua o adquisició d'una norma de qualitat en matèria duanera adoptada per un organisme europeu de normalització
• En cas de designació d'un nou empleat encarregat dels assumptes duaners, presentació de proves de què ha rebut una formació adequada en assumptes duaners

Nivells de seguretat i protecció [artículos 39, lletra e), del CAU i 28 de l'AE CAU]

• Adquisició de noves instal·lacions o nous edificis o mudança
• Nou pla de seguretat; nou procés o noves mesures de seguretat per accedir a les oficines, zones d'expedició, molls de càrrega, zones de carregament
• Qualsevol incident de seguretat greu (p. ex., intrusió de persones no autoritzades, robatori, etc.) i mesures correctives adoptades en resposta
• Informació respecte d'una qüestió de seguretat relacionada amb l'aplicació de procediments interns (p. ex., una inspecció de set punts que ha revelat l'existència d'un fals sòl / fons; reparacions inusuals, etc.)
• Incident greu durant el transport de mercaderies
• Dificultats en la consecució de socis comercials - Detecció de frau o males pràctiques / negligència dels socis comercials
• Informació obtinguda de les verificacions d'antecedents de l'empleat, amb impacte negatiu en la protecció i la seguretat
• Dificultats en la consecució de proveïdors de serveis externs
• Dificultats per executar un programa de sensibilització previst i presentat a les duanes durant una auditoria anterior
• Canvis relatius a la persona de contacte per a assumptes de protecció i seguretat, com canvi de la persona de contacte, canvis de nom, etc.

Temes relacionats

• Quins canvis podrien influir en diversos criteris?

Hi ha alguns canvis que podrien influir en el compliment de múltiples criteris de les autoritzacions.

En aquell cas, es recomana encaridament que els AEO informin a les autoritats duaneres competents amb antelació suficient per anticipar-se a la situació i determinar les millors solucions per abordar-la.

• Quina informació pot influir en les condicions d'acceptació inicial de la sol·licitud?

A vegades, un AEO canviarà d'activitat econòmica després d'haver estat autoritzat com AEO, per exemple deixant de realitzar operacions relacionades amb assumptes duaners o deixant de realitzar activitats relacionades amb la cadena internacional de subministrament (per exemple, quan el AEO opera exclusivament a l'àmbit nacional o europeu).

S'espera que els AEO informin a seu AAE en cas que es produeixi algun d'aquests canvis, per tal de buscar la solució més apropiada per donar resposta a cada situació particular.

• Com pot un AEO portar un seguiment intern de la seva autorització per assegurar-se de no deixar de notificar cap informació important?

La persona de contacte del AEO desenvoluparà un paper important en el seguiment del compliment dels criteris de AEO en l'empresa. Depenent de la mida d'aquesta última, es poden implementar diferents modes d'organització per vetllar per l'adequat seguiment de l'actualització AEO (p. ex., reunions periòdiques, actualitzacions periòdiques dels procediments amb els departaments pertinents de l'empresa, recurs a un sistema electrònic de gestió de documents, etc.).

• A qui s'han de notificar aquests canvis?

Cada autoritat duanera competent pot determinar els millors procediments (punt de contacte local, regional o nacional) tenint en compte la seva mida i la seva organització.
Es recomana encaridament que les autoritats duaneres competents facilitin un punt de contacte dins l'Administració duanera al que se li haurà de notificar tota la informació dels operadors.

Quan l'autorització AEO comprengui instal·lacions de més d'un Estat membre,

• Com s'ha de transmetre la informació a les autoritats duaneres competents?

Les autoritats competents de l'Estat hauran de determinar quins mètodes de transmissió d'informació accepten i informar al AEO del punt de contacte designat en l'administració. Per comunicar aquests canvis, les autoritats duaneres competents podran recomanar els mètodes que considerin millors (p. ex., correu electrònic, carta formal o una plantilla).

• Impacte d'aquests canvis en el seguiment de l'autorització per part de la AAE:

Conforme a la informació transmesa pel AEO, la AAE determinés si és o no necessari adoptar alguna mesura específica, com una auditoria de seguiment o una auditoria de reavaluació.

En cas que els canvis es considerin menors, la AAE també pot considerar que no cal adoptar més mesures.