Preguntes freqüents (PMF)

La traçabilitat es refereix a què es pugui garantir (i, si escau, detectar) que no hi ha “buits” o “salts” en la seqüència de generació dels registres de facturació (RF ) corresponents a les factures expedides utilitzant un determinat SIF d'un obligat tributari (OT), així com que aquesta seqüència es correspon amb la de la data i hora de generació empleades. 

Això s'aconsegueix “encadenant” els RF generats per cada SIF del OT, és a dir, formant virtualment una “cadena” atès que dins les dades de cada RF generat figuren certes dades (veure avall, al peu d'aquesta resposta, la NOTA 1 ) del RF generat immediatament abans (i que, per tant, permeten identificar-ho), actuant com a “punter” cap a ell. Si aquesta cadena es veiés alterada d'alguna manera (ruptura de la seqüència de punters, dates i hores no coherents …), aquest fet podria ser detectat.

En definitiva, amb la implementació de la traçabilitat es pot saber si es compta amb tots els RF generats per un SIF d'un OT i si aquests estan en el mateix ordre seqüencial en què van ser generats.

Finalment, esmentar que els sistemes d'emissió de factures no verificables també han de garantir la traçabilitat dels registres d'esdeveniment que generin, d'una forma equivalent a com el realitzan per als RF.

NOTA 1 : les dades que intervenen en l'encadenament es poden veure en els corresponents dissenys de registres de l'annex de l'ordre, però bàsicament són la identificació de la factura (emissor, núm. de sèrie i núm. de factura, data d'expedició) a la que fa referència el RF  anterior i “part” del rastre del RF  anterior (actualment es tracta de tot el rastre).

Normativa/Doctrina:

• Articles 8.2.b) del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.
• Article 7 de l'Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referits en el reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.

Els registres de facturació (RF ) s'han d'encadenar de forma independent dins cada SIF, i per a cada OT (en cas que el SIF gestioni la facturació de diversos OT). És a dir, ha d'existir una única cadena de RF per cada parell de valors diferents de (SIF; OT).

Per tant, la resposta a aquesta pregunta dependrà de com tingui organitzat cada OT la seva forma de facturar i del nombre de OT de la qual facturació es gestioni en cada SIF empleat.

En relació amb l'1r (l'organització de la forma de facturar per part del OT), per exemple, si un OT disposa de diversos TPV (en un o diversos centres de venda, o botigues) que expedeixen o gestionen l'expedició de les seves pròpies factures de forma independent a les de la resta de TPV, cada TPV es considera que és un SIF, d'acord amb la definició donada en el reglament, així que haurà de posseir la seva pròpia cadena de RF. D'aquesta manera, el OT tindrà tantes cadenes de RF  com TPV tingui.

En relació amb el 2n (nombre de OT gestionats pel SIF), si un SIF permet la gestió de la facturació de diversos OT (com pot ser el cas d'un SIF utilitzat per una gestoria per portar en ell la facturació de diversos OT que són clients d'aquella gestoria), aquest SIF haurà de tenir una cadena independent per cada OT de la qual facturació gestioni.

La resposta a aquesta pregunta es deriva de la definició i explicació donada (veure altres preguntes freqüents d'aquest apartat) sobre el concepte de traçabilitat, i és que es limita a l'àmbit del propi SIF (per a cada OT, si permet gestionar la facturació de diversos OT). És a dir, una vegada que el SIF implementa la traçabilitat mitjançant el complet i correcte encadenament – i datat – dels RF generats (sense oblidar la seva signatura i guardat – pels sistemes d'emissió de factures no verificables – o remissió – pels SIF VERI*FACTU– a l'Agència Tributària), ja està complerta i els RF són rastreables.

A partir d'aquell moment, el reglament i l'ordre no entren en el que es faci posteriorment amb els RF generats pel SIF (veure avall, al peu d'aquesta resposta, la NOTA 1 ), més enllà d'exigir la seva conservació, llegibilitat i accessibilitat a futur en el cas de sistemes d'emissió de factures no verificables.

Per tant, la traçabilitat no es refereix a l'intercanvi dels RF generats per un SIF amb uns altres sistemes informàtics, ni a què això sigui rastreable.

NOTA 1 : un exemple d'aquesta possibilitat, en la pràctica molt freqüent, seria el possible enviament posterior dels RF generats pel SIF a uns altres sistemes informàtics diferents amb idea d'utilitzar-los per a fins diversos: comptabilitat, gestió d'estocs …Tampoc s'exigirien requisits sobre això a aquests sistemes informàtics destinataris (diferents del SIF) als que els arribin els RF generats en un altre SIF.

No. Un SIF té una única cadena de RF (per cada obligat tributari que gestioni, en cas que gestioni diversos dins ell) en la que s'encadenen ambdós tipus de RF (alta i anul·lació) indistintament, en el mateix ordre seqüencial en el que hagin estat generats.

Efectivament, formen part del mecanisme de traçabilitat dels RF, ja que aquests camps haurien de ser coherents amb l'ordre temporal de generació dels RF que conformen la cadena de RF del sistema informàtic de facturació (SIF). Per tant, aquesta és una de les qüestions que el SIF hauria de garantir que es fa correctament.

A més, en el cas de tractar-se de sistemes d'emissió de factures no verificables, el SIF també hauria de ser capaç de detectar i informar d'incongruències trobades sobre això als RF generats que es trobin al seu abast.

No. És pràctica habitual per part dels obligats a expedir factures (OEF) “canviar” la numeració de les seves factures amb el canvi d'any, ja que solen incloure aquest any dins la pròpia numeració de les factures. Tanmateix, això no afecta en res a la traçabilitat. Són dues qüestions completament independents. La traçabilitat només exigiria que el RF de la primera factura expedida en el nou any fiscal s'encadeni correctament amb el RF de l'última factura expedida l'any anterior, independentment del número de factura (o de sèrie) que tinguin.

No. Quan en un sistema informàtic de facturació (SIF), de manera justificada, calgui generar un RF d'anul·lació d'una factura expedida indegudament (en aquell SIF o en un altre) o un RF d'alta d'esmena de certs errors detectats en alguna factura expedida (en aquell SIF o en un altre), aquests aniran encadenats amb l'anterior registre de facturació generada pel SIF en el que s'està fent l'operació d'anul·lació o esmena. És a dir, quant a traçabilitat, a l'hora d'encadenar aquests RF es tracten com un RF més del SIF en el que es realitza l'operativa.

Haurà d'actuar de la mateixa manera que quan detecta un error en la integritat i inalterabilitat d'algun RF (veure en l'apartat corresponent la pregunta freqüent equivalent).

Finalment, recordar que només els sistemes d'emissió de factures no verificables estan obligats a poder detectar aquests errors en la traçabilitat dels RF i registres d'esdeveniment generats que estiguin al seu abast. Veure sobre això, dins aquest mateix apartat, la resposta a una pregunta freqüent amb més detalls.

No, els sistemes d'emissió de factures no verificables tenen més obligacions, al no remetre els registres de facturació (RF ) generats a l'Agència Tributària, per la qual cosa és necessari que reforcin els mecanismes de control sobre això.

Cal dir que ambdós tipus de SIF, sistemes VERI*FACTU i sistemes d'emissió de factures no verificables, tenen les mateixes obligacions quant a implementar i garantir la traçabilitat mitjançant el correcte encadenament dels RF (i també, per part seva, dels registres d'esdeveniment en el cas dels sistemes d'emissió de factures no verificables). Tanmateix, a partir d'aquest moment, els SIF VERI*FACTU ja no tenen més obligacions relacionades amb aquest requisit.

Al contrari, els sistemes d'emissió de factures no verificables estan també obligats a detectar errades (i a oferir funcionalitats que el permetin fer) en l'encadenament dels RF i dels registres d'esdeveniment generats que estiguin al seu abast, avisant quan es produeixi aquesta circumstància, a més de generar el corresponent registre d'esdeveniment.

D'altra banda, els obligats tributaris (OT) usuaris dels sistemes d'emissió de factures no verificables també són responsables de garantir la precisió de l'hora de datat amb un marge màxim d'error d'un minut, cosa que no aplica als OT dels SIF VERI*FACTU.