5.76. Personal AEAT i Provisió de llocs

Descripció de l'activitat

Tractament de dades dels empleats públics: dades del lloc actual, dades de llocs desenvolupats anteriorment, dades de processos de provisió llocs, dades de control horari, dades de llicències i permisos (inclou incapacitat temporal, permanent i absoluta), dades econòmiques, determinades dades de salut, dades familiars (per a gestió de nòmina, per a aplicació de la “conciliació”, etc.).

En matèria de provisió de llocs, el tractament també assoleix a personal que no pertany a l'AEAT i als familiars dels participants per als quals es valorin mèrits per conciliació per a la gestió de l'expedient que s'inicia amb la sol·licitud de participació.

Finalitat

Gestió de personal, funcionari i laboral, destinat a l'AEAT, per tal que aquesta entitat pugui acomplir les seves obligacions legals en matèria de personal (abonament de retribucions, concessió de permisos i llicències, adjudicació de llocs de treball mitjançant els procediments previstos legalment, canvi de situacions administratives i altres actuacions previstes per la legislació vigent, que no tinguin un tractament diferenciat en el Registre d'Activitats de Tractament de l'AEAT).

Gestió dels empleats, destinats a l'AEAT, per tal que aquesta entitat pugui realitzar actuacions de control del compliment de les obligacions del personal al seu servei. 

En matèria de provisió de llocs, per a tots els funcionaris interns i externs a l'AEAT a fi acomplir la valoració de mèrits recollits en les Bases i Normes de cada procés convocat.

Legitimació

El tractament es realitza conforme a l'article 6.1.e del Reglament 2016/679 (UE), ja que és necessari per a l'exercici dels poders públics conferits a l'Agència Tributària per l'article 103 de la Llei 31/1990, de 27 de desembre de pressupostos generals de l’Estat per a 1991.

Addicionalment, l'article 6.1.b del Reglament 2016/679 (UE), assenyala que “El tractament serà lícit si es compleix com a mínim una de les següents condicions: (…) b) el tractament és necessari per a l'execució d'un contracte en el que l'interessat és part o per a l'aplicació a petició d'aquest de mesures precontractuais (…)”.

En virtut d'aquest precepte, el tractament de dades és lícit, i no requerirà consentiment, quan el tractament de dades es realitzi per al compliment de relacions contractuals de caràcter laboral o de dret administratiu.

Aquest precepte donaria cobertura també al tractament de dades dels empleats públics, encara que la seva relació no sigui contractual en sentit estricte.

A vegades per al compliment de les seves obligacions en relació amb els empleats públics, l'Administració ha de realitzar tractaments de determinades dades als que es refereix el Reglament de la UE, en el seu article 9, com “categories especials de dades”.

Així, l'article 9.1 de l'esmentat Reglament assenyala que “Queden prohibits el tractament de dades que revelin l'origen ètnic o racial, les opinions polítiques, les conviccions religioses o filosòfiques, o l'afiliació sindical, i el tractament de dades genètics, dades biomètriques dirigits a identificar de manera unívoca a una persona física, dades relatives a la salut o dades relatives a la vida sexual o les orientacions sexuals d'una persona física”.

No obstant això, en l'apartat 2, s'estableixen una sèrie d'excepcions en les que tals dades podran ser tractats. En concret la lletra b) d'aquest apartat 2 indica el següent: “L’apartat 1 no serà d’aplicació quan es presenti una de les circumstàncies següents: (…) b) el tractament és necessari per al compliment d'obligacions i l'exercici de drets específics del responsable del tractament o de l'interessat en l'àmbit del Dret laboral i de la seguretat i protecció social (…)”. 

Ara bé, per a la gestió dels expedients de provisió de llocs en els que es precisa el tractament de dades de familiars de l'empleat públic participant, el que ha d'aportar són dades d'una tercera persona, i aquell tercer ja no està vinculat per una relació de servei o d'interès en un procediment.

Per això, resulta necessari el consentiment del titular de la dada, essent la base de legitimació l'article 6.1.a del RGPD: “El tractament només serà lícit si es compleix com a mínim una de les següents condicions: a) l'interessat va donar el seu consentiment per al tractament de les seves dades personals per a un o diversos fins específics; …”

Així com l'article 9.2.a, en cas de categoria especial de dades: “l'interessat va donar el seu consentiment explícit per al tractament d'aquestes dades personals amb un o més dels fins especificats, excepte quan el Dret de la Unió o dels Estats membres estableixi que la prohibició esmentada en l'apartat 1 no pot ser aixecada per l'interessat;”

Interessats

Empleades i empleats públics, (personal funcionari i laboral que presta servei a l'AEAT)

Hereus d'empleats i, si escau, les seus representants legals.

Beneficiar-vos de prestacions de jubilació (SVA).

Beneficiaris de pensions alimentàries pagament del qual correspon a empleats de l'AEAT.

Cònjuges d'empleades i empleats públics amb situació familiar 2 en l'IRPF.

En matèria de provisió de llocs, participants en els processos i els familiars pels quals es demani valoració de mèrits de conciliació.

Dades

• NIF/DNI, NÚM. SS/Mutualitat, Nom i Cognoms, NÚM. Registre Personal, Imatge/Veu (fotografia), dades del vehicle
• Dades de contacte (Direcció, Telèfon, Mòbil, Correu electrònic, Data i Lloc de naixement), per facilitar i assegurar el contacte amb les empleades i empleats.
• Dades familiars (estat civil, nombre de fills, ascendents a càrrec seu …)
• Dades acadèmiques i professionals
• Dades laborals
• Dades econòmiques i financeres
• Dades d'assegurances
• Dades de salut
• En matèria de provisió de llocs, a més: dades demanats i tractats amb consentiment exprés de les persones interessades relatius a filiació, edat, salut, domicili, dependència/discapacitat, capacitat civil i tots aquells que puguin acreditar la valoració de mèrits per conciliació.

Tractaments

• Recollida
• Registre
• Emmagatzematge
• Estructuració
• Modificació
• Actualització
• Còpia
• Anàlisi
• Consulta
• Extracció
• Difusió
• Interconnexió
• Limitació
• Supressió
• Destrucció
• Altres

Destinataris

• Seguretat Social, MUFACE, ISFAS, classes passives, Col·legi d'Orfes d'Hisenda, personal metge del Servei de Prevenció
• Entitats financeres
• Comissió de control del Pla de pensions AGE
• Intervenció (Delegada, i General)
• Tribunal de Comptes
• Tribunals i Jutjats
• INE
• Sindicats
• Responsables de RH de les diferents unitats centrals i territorials de l'Agència Tributària o d'uns altres organismes en els que es destini personal que ocupa llocs a l'AEAT

Transferències internacionals

No es preveuen

Elaboració de perfils

No s'elaboraran  perfils utilitzant dades personals, sens perjudici que puguin utilitzar-se, prèvia anonimización de manera que l'interessat no sigui identificat ni identificable, per realitzar els estudis i anàlisi de dades que siguin precisos per assistir en l'avaluació de les polítiques de RH  de l'Agència Estatal d'Administració Tributària (AEAT) i en la presa de decisions.

Mesures tècniques/organitzatives

Totes les dades tractats han estat avaluats a través d'una anàlisi de riscos, havent obtingut la relació de mesures tècniques i organitzatives a aplicar.

Aquestes mesures han estat aplicades d'acord amb el Pla d'adequació aprovat.

Cal destacar que s'ha habilitat una funcionalitat en la Intranet corporativa perquè, si escau, es puguin completar o rectificar les dades personals de contacte que figurin de forma incompleta o inexacta.