5.I.1. Disposiciones generales

Seguimiento por parte del operador económico y obligación de notificar los cambios

El seguimiento periódico constituye una responsabilidad fundamental del operador económico. Debe formar parte de sus sistemas de control internos. El operador económico ha de ser capaz de demostrar cómo se lleva a cabo el seguimiento y de mostrar sus resultados. Debe revisar sus procesos, riesgos y sistemas con el fin de reflejar todo cambio significativo en sus operaciones. Las autoridades aduaneras deberán ser informadas de tales cambios.

En el artículo 23, apartado 2, del CAU se establece asimismo el requisito legal de que el titular de la autorización AEO informe sin demora a las autoridades aduaneras de todos los factores que se planteen con posterioridad a la decisión que puedan influir en su continuación o contenido. Aunque depende en gran medida de cuál sea el AEO afectado y, por tanto, la lista no pueda ser exhaustiva, en el anexo 4 de estas Orientaciones se presentan ejemplos de casos en los que se debe informar a las aduanas.

Los AEO informarán a la autoridad aduanera de expedición de todo cambio relacionado con cualquier otra aprobación, autorización o certificación pertinente concedida por otras autoridades de la Administración que pueda tener una incidencia sobre la autorización AEO (por ejemplo, la retirada del estatuto de AA o del estatuto de EC).

Los AEO se asegurarán de estar en posesión de la documentación original, incluidos los resultados documentados y los informes sobre los procedimientos de revalidación que puedan exigir las autoridades aduaneras.

Para asegurarse de que los AEO son conscientes de esta obligación, la autoridad aduanera competente podrá, por ejemplo:

• Consignar ejemplos de la información que debe comunicarse a la autoridad aduanera competente en la decisión escrita, la carta, etc. que se envíe al AEO tras la expedición de la autorización AEO. En este contexto, el anexo 4 a las presentes Orientaciones puede ser un instrumento importante.

• Notificar al AEO el punto de contacto de la Administración aduanera pertinente para la comunicación de toda la información relacionada con su autorización.

• Enviar un mensaje de correo electrónico (p. ej., en el correo electrónico con el que la Administración de aduanas facilita el logotipo de AEO al operador económico) a la persona de contacto del AEO en la empresa, haciendo hincapié en esta obligación y brindando la posibilidad de comunicar los cambios pertinentes.

• Cuando los funcionarios de aduanas detecten un cambio no anunciado, enviar un mensaje de correo electrónico de «advertencia» a la persona de contacto del AEO en la empresa, subrayando que ese tipo de información debe comunicarse a la autoridad aduanera competente.

• Enviar periódicamente (p. ej., cada año) un breve cuestionario de «recuerdo» (utilizando algunas preguntas del CAE) a la persona de contacto del AEO (por correo electrónico), preguntando por posibles cambios respecto de los criterios pertinentes.

Seguimiento a cargo de las autoridades aduaneras

Las autoridades aduaneras llevan a cabo un seguimiento constante que incluye el control de las actividades cotidianas del AEO y las visitas a las instalaciones. Su objetivo es la detección precoz de cualquier signo de incumplimiento, y en caso de que se detecten dificultades o incumplimientos debe dar lugar a la adopción de acciones rápidas.

De conformidad con el artículo 23, apartado 5, y el artículo 38, apartado 1, del CAU, el estatuto de AEO está sujeto a seguimiento. Por otra parte, teniendo en cuenta que la vigencia de la autorización AEO no es limitada, reviste una gran importancia que los criterios y las condiciones para la obtención del estatuto de AEO se evalúen periódicamente.

Al mismo tiempo, el seguimiento puede propiciar también un mejor conocimiento de las actividades empresariales del AEO que puede incluso llevar a las autoridades aduaneras a recomendar a este último una manera más eficaz de servirse de los procedimientos aduaneros o de las normas aduaneras en general.

En este sentido, es importante para la autoridad aduanera competente desarrollar, en colaboración con el AEO, un sistema de seguimiento del cumplimiento de las condiciones y los criterios de la autorización. Es preciso registrar cualquier medida de control adoptada por las autoridades aduaneras.

Con arreglo al artículo 35 del AE CAU, «las autoridades aduaneras de los Estados miembros informarán sin demora a la autoridad aduanera competente de cualquier circunstancia que se produzca tras la concesión del estatuto de AEO y que pueda influir en su mantenimiento o su contenido.

La autoridad aduanera competente facilitará toda la información pertinente de que disponga a las autoridades aduaneras de los demás Estados miembros en que el AEO lleve a cabo actividades relacionadas con las aduanas. Cuando una autoridad aduanera revoque una decisión favorable tomada sobre la base del estatuto de AEO, lo notificará a la autoridad aduanera que haya concedido el estatuto.

Cuando el AEOS sea un agente acreditado o un expedidor conocido, tal como se define en el artículo 3 del Reglamento (CE) n.º 300/2008, y cumpla los requisitos establecidos en el Reglamento (UE) n.º 185/2010, la autoridad aduanera competente facilitará inmediatamente a la correspondiente autoridad nacional responsable de la seguridad de la aviación civil la siguiente información mínima referente al estatuto de AEO de que disponga:

• la autorización del AEOS, incluido el nombre del titular de la autorización y, si procede, su modificación o revocación, o la suspensión del estatuto de operador económico autorizado y los motivos de la misma;

• información sobre si el lugar concreto en cuestión ha sido visitado por las autoridades aduaneras, la fecha de la última visita y si la visita tuvo lugar a efectos del proceso de autorización, reevaluación o seguimiento;

• las reevaluaciones de la autorización del AEOS y los resultados de las mismas.

Las autoridades aduaneras nacionales establecerán, de acuerdo con la correspondiente autoridad nacional responsable de la seguridad de la aviación civil, las modalidades detalladas para el intercambio de la información que no esté cubierto por el sistema electrónico contemplado en el artículo 30 del presente Reglamento.

Las autoridades nacionales responsables de la seguridad de la aviación civil que traten la información correspondiente la utilizarán exclusivamente a efectos de los programas pertinentes de agente acreditado o expedidor conocido y aplicarán las medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad de la información».

Aunque la legislación no exige una vía específica para el establecimiento del sistema de seguimiento, en general lo más adecuado es que la autoridad aduanera competente elabore un plan de seguimiento. Este plan podría resumir todas las conclusiones de cada auditoría y, en caso necesario, sugerir acciones correctoras (si bien el operador es libre de buscar una solución diferente de la medida sugerida).

La supervisión de los operadores AEO por la autoridad aduanera competente puede consistir en:

• velar por que el AEO aplique las medidas correctoras de manera efectiva;

• llevar un seguimiento de las operaciones del AEO y de los riesgos existentes y evitar que surjan nuevos riesgos.

Con independencia de la forma en que las autoridades aduaneras decidan organizar el seguimiento, ya sea como un plan específico o como parte del informe final, deberá tenerse en cuenta lo que sigue:

• Resultados de la auditoría: El seguimiento debe basarse fundamentalmente en los perfiles de riesgo del AEO evaluados por los auditores durante las actividades de auditoría efectuadas, incluidas las medidas que se recomienda que el AEO adopte.

• Recurso al artículo 28, apartados 2 o 3, del AE CAU en relación con los titulares de un certificado de protección y seguridad expedido sobre la base de un convenio internacional, una norma internacional de la Organización Internacional de Normalización o una norma europea de algún organismo europeo de normalización y los agentes acreditados o expedidores conocidos: A la hora de conceder el estatuto de AEO, es importante tener en cuenta estas situaciones, en las que se han utilizado otras acreditaciones o certificaciones pertinentes (por ejemplo AA, EC, etc.) concedidas por otras autoridades de la Administración.

• Señales de alerta temprana: Como se ha mencionado anteriormente, el AEO está obligado legalmente a informar a la autoridad aduanera competente de todo cambio significativo. Es posible que los cambios efectuados por el AEO den lugar a que las autoridades aduaneras determinen la necesidad de una reevaluación. Es importante que el AEO comprenda claramente sus obligaciones y el modo de comunicar cualquier cambio a la autoridad aduanera competente.

Es necesario que las autoridades aduaneras tengan la posibilidad de comprobar de manera continua y minuciosa si el operador sigue controlando sus actividades, así como todos los riesgos identificados y los cambios de situación (¿han surgido riesgos nuevos?, ¿siguen siendo la organización administrativa y el sistema de control interno tan eficaces como cuando se realizó la auditoría?) Existen varias vías que permiten a las autoridades aduaneras disponer de indicios tempranos de nuevos riesgos e información, entre las que figuran:

• los controles aleatorios de las declaraciones del AEO;

• las inspecciones físicas de mercancías;

• el análisis de la información disponible en las bases de datos aduaneras internas;

• las auditorías ajenas a las de seguimiento o reevaluación del AEO (p. ej., una auditoría efectuada con arreglo a procedimientos simplificados, o a una solicitud para la obtención del estatuto de depositario autorizado);

• la evaluación de cualquier cambio que se advierta en el comportamiento de la empresa o en las modalidades de los intercambios.

• Seguimiento de los riesgos: Los nuevos riesgos y situaciones deben evaluarse mediante el seguimiento. Si alguno de los elementos de la evaluación llevara a la conclusión de que el operador no trata los riesgos identificados o ha dejado de tratarlos debidamente, las autoridades aduaneras lo informarán al respecto. El operador deberá emprender acciones para subsanar la situación. Una vez más, la autoridad aduanera tendrá la obligación de evaluar esas acciones. La evaluación puede llevar asimismo a la conclusión de que debe procederse a la reevaluación de uno o varios de los criterios y las condiciones, o de que el estatuto de AEO debe suspenderse o revocarse de inmediato.

  • Las actividades de seguimiento que vayan a planificarse deben basarse en el análisis de riesgos efectuado en las diversas etapas (exámenes antes de la concesión del estatuto, gestión de la autorización otorgada, etc.). Existen varios factores que pueden influir en tales actividades:

• el tipo de autorización obtenida: mientras que el seguimiento de algunos criterios, como la solvencia acreditada, puede efectuarse desde un centro administrativo, por lo general el seguimiento del criterio de seguridad y protección para la obtención de un AEOS exigirá una visita sobre el terreno;

• la estabilidad del operador económico: que se produzcan o no cambios frecuentes de emplazamientos, mercados, personal clave, sistemas, etc.;

• el tamaño y el número de sedes de la empresa;

• el papel del AEO en la cadena de suministro: si el AEO dispone de acceso físico a las mercancías o actúa como agente de aduanas;

• la solidez de los controles internos aplicados a los procesos empresariales y la externalización o no de los procesos;

• la recomendación o no, durante la auditoría del AEO, de acciones de seguimiento o mejoras menores de los procesos o los procedimientos.

En consecuencia, la frecuencia y la naturaleza de las actividades de seguimiento varían en función del AEO de que se trate y de los riesgos asociados. No obstante, considerando la naturaleza específica del criterio de seguridad y protección, en el caso de los AEOS se recomienda una visita sobre el terreno al menos una vez cada tres años.

También se deberá prestar una atención especial cuando el operador económico al que se otorgue el estatuto de AEO lleve establecido menos de tres años. En estos casos, durante el primer año posterior a la concesión del estatuto de AEO las autoridades aduaneras deberán llevar un seguimiento exhaustivo.

También es importante que se tenga en cuenta que el desarrollo del plan de seguimiento y, en particular, las visitas a las instalaciones del AEO han de abordarse en el contexto de las actividades aduaneras generales. Las autoridades aduaneras deben coordinar y tomar en consideración cualesquiera otras actividades de auditoría y seguimiento previstas para el operador económico de que se trate. En la medida de lo posible, se ha de evitar la duplicación de inspecciones.

En los casos en que sea de aplicación el artículo 28, apartados 2 o 3, del AE CAU, cualquier información procedente de otras autoridades de la Administración de la que se disponga podrá utilizarse también en la planificación de cualquier actividad de control a fin de evitar la duplicación de los exámenes, tanto en beneficio de las autoridades aduaneras como en relación con los operadores económicos.

Las actividades de seguimiento podrían dar lugar a acciones específicas de la autoridad aduanera competente. Estas acciones específicas se deberán documentar. La documentación podrá adoptar, por ejemplo, las formas siguientes:

• una actualización del plan de seguimiento,

• un informe de auditoría reducido,

• las conclusiones y resultados del equipo de auditoría, etc.

En esta documentación se indicará qué criterios se han comprobado y cuáles son los resultados de las comprobaciones.