Anexo 4
Ejemplos de información que se ha de poner en conocimiento de las autoridades aduaneras
En aplicación del artículo 23, apartado 2, del CAU, «el titular de la decisión informará sin demora a las autoridades aduaneras de cualquier elemento que surja tras la adopción de la decisión, que pueda influir en su mantenimiento o su contenido».
Este documento tiene por objetivo ayudar a los AEO a identificar algunas de las situaciones que pueden influir en el contenido de la autorización AEO o en los criterios que han de cumplir de conformidad con el artículo 39 del CAU.
El presente anexo no es una lista de verificación exhaustiva, sino una herramienta indicativa destinada a ayudar a los operadores en sus relaciones con las autoridades aduaneras para la gestión de sus autorizaciones AEO.
Si el operador económico considera que un hecho no enumerado a continuación podría influir en su autorización AEO, deberá informar a las autoridades aduaneras. Por otra parte, informar a las autoridades aduaneras competentes no exime al operador económico de ninguna otra obligación de notificación.
El alcance de la información que se ha de notificar a las autoridades aduaneras depende del tipo de autorización AEO: AEOC o AEOS.
De hecho, el AEOC no ha de cumplir los requisitos recogidos en el artículo 39, letra e), del CAU y el artículo 28 del AE CAU, y al AEOS no le afectan los requisitos recogidos en el artículo 39, letra d), del CAU y el artículo 27 del AE CAU.
Ejemplos de información que se ha de transmitir a las autoridades aduaneras
Información general
Cualquier modificación relacionada con:
- Nombre de la empresa
- Estatuto jurídico
- Fusión o escisión
- Domicilio social
- Dirección para correspondencia (en caso de que sea diferente de la dirección del establecimiento)
- Dirección para correspondencia para las comunicaciones ARM (en caso de que sea diferente de la dirección del establecimiento)
- Persona de contacto
- Venta o cierre de la empresa
- Sector de actividad económica y/o función en la cadena de suministro
Cumplimiento [artículo 39, letra a), del CAU y artículo 24 del AE CAU]
- Cualquier infracción grave o repetida de la legislación aduanera o la normativa fiscal o cualquier delito grave relacionado con la actividad económica (p. ej., condena por fraude, soborno, corrupción) por:
- el solicitante,
- la persona encargada de la empresa solicitante o que controle su gestión;
- el empleado encargado de los asuntos aduaneros del solicitante.
- Modificación de la gestión o la estructura de la empresa; por ejemplo, cambio de propietario, cambio de la persona encargada del solicitante o de controlar su gestión o sus nuevos empleados encargados de los asuntos aduaneros,
- Cualquier procedimiento penal pendiente por infracción de la legislación aduanera o la normativa fiscal o por infracción penal relacionada con las actividades económicas.
Sistema satisfactorio de gestión de los registros comerciales y de transporte [artículo 39, letra b), del CAU y artículo 25 del AE CAU]
- Cambios o actualizaciones de los sistemas contables o logísticos
- Mal funcionamiento del sistema contable (p. ej., pérdida de datos contables, falta de trazabilidad, etc.)
- Cuentas no certificadas por un auditor externo
- Pérdida de registros
- Deficiencias de funcionamiento de las auditorías cruzadas
- Pérdida o destrucción de archivos contables, comerciales o de transporte
- Pérdida o destrucción de copias de seguridad electrónicas de datos contables, comerciales o de transporte
- Incapacidad de distinguir entre mercancías de la Unión y mercancías no pertenecientes a la Unión debida, por ejemplo, a un fallo del software utilizado
- Incapacidad de gestionar los controles internos
- Detección de una irregularidad importante durante un control interno
- Medidas correctivas para poner remedio a las irregularidades detectadas
- Nuevo proceso para trabajar con un producto que requiera licencias y autorizaciones acordes con las medidas de política comercial o en relación con el comercio de productos agrícolas
- Nueva ubicación de los archivos
- Uso de un código de mercancía erróneo - Uso de un valor de mercancía erróneo
- Transformación de mercancías en depósito temporal, por accidente - Cualquier problema con el almacenamiento temporal o el depósito aduanero relacionado con las actividades aduaneras
- Transformación de mercancías en régimen de tránsito, por accidente
- Detección de una acumulación de errores de trabajo
- Incumplimiento de prohibiciones o restricciones
- Detección de intrusión en los sistemas informáticos
- Graves deficiencias de funcionamiento de las medidas de seguridad informática
- Avería grave del sistema informático
- Nuevo proceso para tratar los productos cubiertos por prohibiciones o restricciones
Solvencia financiera [artículos 39, letra c), del CAU y 26 del AE CAU]
- AEO sujeto a algún procedimiento de insolvencia
- Incidentes en los pagos relacionados con los derechos aduaneros u otros derechos y la normativa fiscal respecto de la importación o exportación de mercancías
- Cualquier cambio negativo de la situación financiera, incluidos los activos netos negativos que no se puedan recuperar
- Pérdida de clientes importantes
- Pérdida de mercados importantes
- Pérdida de licencias de franquicias, de concesiones, de comercialización o comerciales
- Informes negativos del auditor externo o conclusiones negativas de las auditorías financieras anuales
Nivel adecuado de competencia o de cualificaciones profesionales [artículos 39, letra d), del CAU y 27 del AE CAU]
- Cualquier cambio relativo a la persona encargada de los asuntos aduaneros
- Pérdida o adquisición de una norma de calidad en materia aduanera adoptada por un organismo europeo de normalización
- En caso de designación de un nuevo empleado encargado de los asuntos aduaneros, presentación de pruebas de que ha recibido una formación adecuada en asuntos aduaneros
Niveles de seguridad y protección [artículos 39, letra e), del CAU y 28 del AE CAU]
- Adquisición de nuevas instalaciones o nuevos edificios o mudanza
- Nuevo plan de seguridad; nuevo proceso o nuevas medidas de seguridad para acceder a las oficinas, zonas de expedición, muelles de carga, zonas de cargamento
- Cualquier incidente de seguridad grave (p. ej., intrusión de personas no autorizadas, robo, etc.) y medidas correctivas adoptadas en respuesta
- Información respecto de una cuestión de seguridad relacionada con la aplicación de procedimientos internos (p. ej., una inspección de siete puntos que ha revelado la existencia de un falso suelo / fondo; reparaciones inusuales, etc.)
- Incidente grave durante el transporte de mercancías
- Dificultades en la consecución de socios comerciales - Detección de fraude o malas prácticas / negligencia de los socios comerciales
- Información obtenida de las verificaciones de antecedentes del empleado, con impacto negativo en la protección y la seguridad
- Dificultades en la consecución de proveedores de servicios externos
- Dificultades para ejecutar un programa de sensibilización previsto y presentado a las aduanas durante una auditoría anterior
- Cambios relativos a la persona de contacto para asuntos de protección y seguridad, como cambio de la persona de contacto, cambios de nombre, etc.
Temas relacionados
- ¿Qué cambios podrían influir en varios criterios?
Hay algunos cambios que podrían influir en el cumplimiento de múltiples criterios de las autorizaciones.
En ese caso, se recomienda encarecidamente que los AEO informen a las autoridades aduaneras competentes con antelación suficiente para anticiparse a la situación y determinar las mejores soluciones para abordarla.
- ¿Qué información puede influir en las condiciones de aceptación inicial de la solicitud?
En ocasiones, un AEO cambiará de actividad económica tras haber sido autorizado como AEO, por ejemplo dejando de realizar operaciones relacionadas con asuntos aduaneros o dejando de realizar actividades relacionadas con la cadena internacional de suministro (por ejemplo, cuando el AEO opera exclusivamente a nivel nacional o europeo).
Se espera que los AEO informen a su AAE en caso de que se produzca alguno de estos cambios, con el fin de buscar la solución más apropiada para dar respuesta a cada situación particular.
- ¿Cómo puede un AEO llevar un seguimiento interno de su autorización para asegurarse de no dejar de notificar ninguna información importante?
La persona de contacto del AEO desempeñará un papel importante en el seguimiento del cumplimiento de los criterios de AEO en la empresa. Dependiendo del tamaño de esta última, se pueden implementar diferentes modos de organización para velar por el adecuado seguimiento de la actualización AEO (p. ej., reuniones periódicas, actualizaciones periódicas de los procedimientos con los departamentos pertinentes de la empresa, recurso a un sistema electrónico de gestión de documentos, etc.).
- ¿A quién se han de notificar estos cambios?
Cada autoridad aduanera competente puede determinar los mejores procedimientos (punto de contacto local, regional o nacional) teniendo en cuenta su tamaño y su organización.
Se recomienda encarecidamente que las autoridades aduaneras competentes faciliten un punto de contacto dentro de la Administración aduanera al que se le deberá notificar toda la información de los operadores.
Cuando la autorización AEO abarque instalaciones de más de un Estado miembro,
- ¿Cómo se ha de transmitir la información a las autoridades aduaneras competentes?
Las autoridades competentes del Estado deberán determinar qué métodos de transmisión de información aceptan e informar al AEO del punto de contacto designado en la administración. Para comunicar estos cambios, las autoridades aduaneras competentes podrán recomendar los métodos que consideren mejores (p. ej., correo electrónico, carta formal o una plantilla).
- Impacto de estos cambios en el seguimiento de la autorización por parte de la AAE:
Con arreglo a la información transmitida por el AEO, la AAE determinara si es o no necesario adoptar alguna medida específica, como una auditoría de seguimiento o una auditoría de reevaluación.
En caso de que los cambios se consideren menores, la AAE también puede considerar que no es preciso adoptar más medidas.