5.I.1. Disposicións xerais

Seguimento por parte do operador económico e obriga de notificar os cambios

O seguimento periódico constitúe unha responsabilidade fundamental do operador económico. Debe formar parte dos seus sistemas de control internos. O operador económico ten que ser capaz de demostrar como lévase a cabo o seguimento e de mostrar os seus resultados. Debe revisar os seus procesos, riscos e sistemas co fin de reflectir todo cambio significativo nas súas operacións. As autoridades aduaneiras deberán ser informadas de tales cambios.

No artigo 23, apartado 2, do CAU establécese así mesmo o requisito legal de que o titular da autorización AEO informe sen demora ás autoridades aduaneiras de todos os factores que se propoñan con posterioridade á decisión que poidan influír na súa continuación ou contido. Aínda que depende en gran medida de cal sexa o AEO afectado e, polo tanto, a lista non poida ser exhaustiva, no anexo 4 destas Orientacións preséntanse exemplos de casos en que se debe informar ás aduanas.

Os AEO informarán á autoridade aduaneira de expedición de todo cambio relacionado con calquera outra aprobación, autorización ou certificación pertinente concedida por outras autoridades da Administración que poida ter unha incidencia sobre a autorización AEO (por exemplo, a retirada do estatuto de AA ou do estatuto de EC).

Os AEO aseguraranse de estar en posesión da documentación orixinal, incluídos os resultados documentados e os informes sobre os procedementos de revalidación que poidan esixir as autoridades aduaneiras.

Para asegurarse de que os AEO son conscientes desta obriga, a autoridade aduaneira competente poderá, por exemplo:

Consignar exemplos da información que debe comunicarse á autoridade aduaneira competente na decisión escrita, a carta, etc. que se envíe ao AEO tras a expedición da autorización AEO. Neste contexto, o anexo 4 ás presentes Orientacións pode ser un instrumento importante.

Notificar ao AEO o punto de contacto da Administración aduaneira pertinente para a comunicación de toda a información relacionada coa súa autorización.

Enviar unha mensaxe de correo electrónico (p. ex., no correo electrónico co que a Administración de aduanas facilita o logotipo de AEO ao operador económico) á persoa de contacto do AEO na empresa, facendo fincapé nesta obriga e brindando a posibilidade de comunicar os cambios pertinentes.

Cando os funcionarios de aduanas detecten un cambio non anunciado, enviar unha mensaxe de correo electrónico de «advertencia» á persoa de contacto do AEO na empresa, subliñando que ese tipo de información debe comunicarse á autoridade aduaneira competente.

Enviar periodicamente (p. ex., cada ano) un breve cuestionario de «recordo» (utilizando algunhas preguntas do CAE) á persoa de contacto do AEO (por correo electrónico), preguntando por posibles cambios respecto dos criterios pertinentes.

Seguimento a cargo das autoridades aduaneiras

As autoridades aduaneiras levan a cabo un seguimento constante que inclúe o control das actividades cotiás do AEO e as visitas ás instalacións. O seu obxectivo é a detección precoz de calquera signo de incumprimento, e no caso de que se detecten dificultades ou incumprimentos debe dar lugar á adopción de accións rápidas.

De conformidade co artigo 23, apartado 5, e o artigo 38, apartado 1, do CAU, o estatuto de AEO está suxeito a seguimento. Por outra banda, tendo en conta que a vixencia da autorización AEO non é limitada, reviste unha gran importancia que os criterios e as condicións para a obtención do estatuto de AEO avalíense periodicamente.

Ao mesmo tempo, o seguimento pode propiciar tamén un mellor coñecemento das actividades empresariais do AEO que pode incluso levar ás autoridades aduaneiras a recomendar a este último unha maneira máis eficaz de servirse dos procedementos aduaneiros ou das normas aduaneiras en xeral.

Neste sentido, é importante para a autoridade aduaneira competente desenvolver, en colaboración co AEO , un sistema de seguimento do cumprimento das condicións e os criterios da autorización. É preciso rexistrar calquera medida de control adoptado polas autoridades aduaneiras.

De acordo co artigo 35 do AE CAU, «as autoridades aduaneiras dos Estados membros informarán sen demora á autoridade aduaneira competente de calquera circunstancia que se produza tras a concesión do estatuto de AEO e que poida influír no seu mantemento ou o seu contido.

A autoridade aduaneira competente facilitará toda a información pertinente de que dispoña ás autoridades aduaneiras dos demais Estados membros en que o AEO leve a cabo actividades relacionadas coas aduanas. Cando unha autoridade aduaneira revogue unha decisión favorable tomada sobre a base do estatuto de AEO, notificarao á autoridade aduaneira que concedese o estatuto.

Cando o AEOS sexa un axente acreditado ou un expedidor coñecido, tal como se define no artigo 3 do Regulamento (CE) n.º 300/2008, e cumpra os requisitos establecidos no Regulamento (UE) n.º 185/2010, a autoridade aduaneira competente facilitará inmediatamente á correspondente autoridade nacional responsable da seguridade da aviación civil a seguinte información mínima referente ao estatuto de AEO de que dispoña:

a autorización do AEOS , incluído o nome do titular da autorización e, se procede, a súa modificación ou revogación, ou a suspensión do estatuto de operador económico autorizado e os motivos da mesma;

información sobre se o lugar concreto en cuestión foi visitado polas autoridades aduaneiras, a data da última visita e se a visita tivo lugar para os efectos do proceso de autorización, reavaliación ou seguimento;

as reavaliacións da autorización do AEOS e os resultados das mesmas.

As autoridades aduaneiras nacionais establecerán, de acordo coa correspondente autoridade nacional responsable da seguridade da aviación civil, as modalidades detalladas para o intercambio da información que non estea cuberto polo sistema electrónico contemplado no artigo 30 do presente Regulamento.

As autoridades nacionais responsables da seguridade da aviación civil que traten a información correspondente utilizarana exclusivamente para os efectos dos programas pertinentes de axente acreditado ou expedidor coñecido e aplicarán as medidas técnicas e organizativas axeitadas para garantir a seguridade da información».

Aínda que a lexislación non esixe unha vía específica para o establecemento do sistema de seguimento, en xeral o máis axeitado é que a autoridade aduaneira competente elabore un plan de seguimento. Este plan podería resumir todas as conclusións de cada auditoría e, en caso necesario, suxerir accións correctoras (aínda que o operador é libre de buscar unha solución diferente da medida suxerida).

A supervisión dos operadores AEO pola autoridade aduaneira competente pode consistir en:

velar por que o AEO aplique as medidas correctoras de maneira efectiva;

levar un seguimento das operacións do AEO e dos riscos existentes e evitar que xurdan novos riscos.

Con independencia da forma en que as autoridades aduaneiras decidan organizar o seguimento, xa sexa como un plan específico ou como parte do informe final, deberá terse en conta o que segue:

Resultados da auditoría: O seguimento debe basearse fundamentalmente nos perfís de risco do AEO avaliados polos auditores durante as actividades de auditoría efectuada, incluídas as medidas que se recomenda que o AEO adopte.

Recurso ao artigo 28, apartados 2 ou 3, do AE CAU en relación cos titulares dun certificado de protección e seguridade expedida sobre a base dun convenio internacional, unha norma internacional da Organización Internacional de Normalización ou unha norma europea dalgún organismo europeo de normalización e os axentes acreditados ou expedidores coñecidos: Á hora de conceder o estatuto de AEO, é importante ter en conta estas situacións, en que se utilizaron outras acreditacións ou certificacións pertinentes (por exemplo AA, EC, etc.) concedidas por outras autoridades da Administración.

Sinais de alerta temperá: Como se mencionou anteriormente, o AEO está obrigado legalmente a informar á autoridade aduaneira competente de todo cambio significativo. É posible que os cambios efectuados polo AEO dean lugar a que as autoridades aduaneiras determinen a necesidade dunha reavaliación. É importante que o AEO comprenda claramente as súas obrigas e o xeito de comunicar calquera cambio á autoridade aduaneira competente.

Cómpre que as autoridades aduaneiras teñan a posibilidade de comprobar de maneira continua e minuciosa se o operador segue controlando as súas actividades, así como todos os riscos identificados e os cambios de situación (xurdiron riscos novos?, seguen sendo a organización administrativa e o sistema de control interno tan eficaces como cando se realizou a auditoría?) Existen varias vías que permiten ás autoridades aduaneiras dispor de indicios temperáns de novos riscos e información, entre as que figuran:

os controis aleatorios das declaracións do AEO ;

as inspeccións físicas de mercadorías;

a análise da información dispoñible nas bases de datos aduaneiras internas;

as auditorías alleas ás de seguimento ou reavaliación do AEO (p. ex., unha auditoría efectuada de acordo con procedementos simplificados, ou a unha solicitude para a obtención do estatuto de depositario autorizado);

a avaliación de calquera cambio que se advirta no comportamento da empresa ou nas modalidades dos intercambios.

Seguimento dos riscos: Os novos riscos e situacións deben avaliarse mediante o seguimento. Se algún dos elementos da avaliación levase á conclusión de que o operador non trata os riscos identificados ou deixou de trataros debidamente, as autoridades aduaneiras informarano ao respecto. O operador deberá emprender accións para emendar a situación. Unha vez máis, a autoridade aduaneira terá a obriga de avaliar esas accións. A avaliación pode levar así mesmo á conclusión de que debe procederse á reavaliación dun ou varios dos criterios e as condicións, ou de que o estatuto de AEO debe suspenderse ou revogarse decontado.
- As actividades de seguimento que vaian planificarse deben basearse no análise de riscos efectuado nas diversas etapas (exames antes da concesión do estatuto, xestión da autorización outorgada, etc.). Existen varios factores que poden influír en tales actividades:

o tipo de autorización obtida: mentres que o seguimento dalgúns criterios, como a solvencia acreditada, pode efectuarse desde un centro administrativo, polo xeral o seguimento do criterio de seguridade e protección para a obtención dun AEOS esixirá unha visita sobre o terreo;

a estabilidade do operador económico: que se produzan ou non cambios frecuentes de localizacións, mercados, persoal clave, sistemas, etc.;

o tamaño e o número de sedes da empresa;

o papel do AEO na cadea de subministración: se o AEO dispón de acceso físico ás mercadorías ou actúa como axente de aduanas;

a solidez dos controis internos aplicados aos procesos empresariais e a externalización ou non dos procesos;

a recomendación ou non, durante a auditoría do AEO , de accións de seguimento ou melloras menores dos procesos ou os procedementos.

En consecuencia, a frecuencia e a natureza das actividades de seguimento varían en función do AEO de que se trate e dos riscos asociados. Non obstante, considerando a natureza específica do criterio de seguridade e protección, no caso dos AEOS recoméndase unha visita sobre o terreo polo menos unha vez cada tres anos.

Tamén se deberá prestar unha atención especial cando o operador económico ao que se outorgue o estatuto de AEO leve establecido menos de tres anos. Nestes casos, durante o primeiro ano posterior á concesión do estatuto de AEO as autoridades aduaneiras deberán levar un seguimento exhaustivo.

Tamén é importante que se teña en conta que o desenvolvemento do plan de seguimento e, en particular, as visitas ás instalacións do AEO teñen que abordarse no contexto das actividades aduaneiras xerais. As autoridades aduaneiras deben coordinar e tomar en consideración calquera outras actividades de auditoría e seguimento previsto para o operador económico de que se trate. Na medida do posible, tén quese evitar a duplicación de inspeccións.

Nos casos en que sexa de aplicación o artigo 28, apartados 2 ou 3, do AE CAU, calquera información procedente doutras autoridades da Administración de que se dispoña poderá utilizarse tamén na planificación de calquera actividade de control a fin de evitar a duplicación dos exames, tanto en beneficio das autoridades aduaneiras como en relación cos operadores económicos.

As actividades de seguimento poderían dar lugar a accións específicas da autoridade aduaneira competente. Estas accións específicas deberanse documentar. A documentación poderá adoptar, por exemplo, as formas seguintes:

unha actualización do plan de seguimento,

un informe de auditoría reducido,

as conclusións e resultados do equipo de auditoría, etc.

Nesta documentación indicarase que criterios comprobáronse e cales son os resultados das comprobacións.