Subsección 6.1: Información xeral sobre seguridade e protección
6.1.1.
De conformidade co artigo 28, apartado 1, letra h), do AE CAU, tén quese designar unha persoa competente para as cuestións relacionadas coa seguridade e a protección. Neste contexto, a seguridade e a protección refírense unicamente ás do criterio AEO. Convén sinalar que non están relacionadas coa «seguridade no traballo », pois esta queda fóra do ámbito de aplicación do criterio de protección e seguridade.
6.1.2. a)
As autoridades aduaneiras esperan que vostede ou unha empresa de seguridade, no caso de que recorra aos seus servizos, levase a cabo unha avaliación de riscos e ameazas documentadas. No caso de que durante a visita de auditoría non se poña a disposición da autoridade aduaneira unha avaliación desas características, pódese recomendar que a solicitude lle sexa denegada automaticamente.
A avaliación de riscos e ameazas debe abarcar todos os locais en que desenvolve vostede actividades relacionadas coa aduana. A avaliación ten por obxecto identificar os riscos e ameazas que poidan xurdir no segmento da cadea de subministración internacional en que vostede opera e analizar as medidas previstas para reduciros ao máximo. A autoavaliación debe pasar revista a todos os riscos que afecten á seguridade da súa función dentro da cadea de subministración internacional, como:
- ameazas materiais sobre os locais e mercadorías,
- ameazas desde o punto de vista tributario,
- cláusulas contractuais relativas aos seus socios comerciais na cadea de subministración.
A devandita avaliación debe centrarse no seguinte:
- mercadorías coas que vostede opera,
- xestión específica da carga ou correo aéreo, se se ven afectados (acceso, manipulación, almacenaxe, etc.),
- locais e edificios de almacenaxe, fabricación, etc.,
- aspectos relacionados co persoal, como a contratación permanente e temporal e a subcontratación,
- transporte de mercadorías, carga e descarga,
- sistema informático, rexistros contables e documentación,
- incidentes de seguridade rexistrada recentemente nalgún dos ámbitos devanditos.
Deberá vostede achegar probas da frecuencia con que revisa e actualiza o documento e establecer nos seus procedementos a forma de comunicar os incidentes e a frecuencia de futuras revisións. A Administración aduaneira solicitará así mesmo que achegue probas da forma en que comunica vostede os procedementos ao seu persoal e aos visitantes e o momento en que o fai.
6.1.2. b)
No caso de que durante a visita da autoridade aduaneira non se presente un plan de seguridade ou unha avaliación de riscos e ameazas, poderá pórse fin á visita de auditoría de forma prematura ou denegarse a solicitude.
Debe establecerse un programa de revisión do plan de seguridade que prevexa o rexistro de todas as modificacións, asinadas e datadas polo responsable.
6.1.3
Debe vostede describir, como mínimo, os cinco riscos principais que detectase. As autoridades aduaneiras esperan que vostede avaliáseos e que inclúa eses riscos na avaliación de riscos e ameazas, indicando a súa probabilidade, as súas consecuencias e as medidas adoptadas para facerlles fronte. A continuación achéganse algúns exemplos de riscos:
- contrabando de bens ilegais,
- contaminación de produtos,
- alteración dos bens no momento da exportación,
- acceso non autorizado, etc.
6.1.4
Describa brevemente o proceso de establecemento das medidas de seguridade, así como a aplicación, o seguimento e a revisión das mesmas. É preciso que especifique quen é a persoa responsable e as tarefas que debe desenvolver. Dentro da organización, ao nivel que corresponda, debe haber unha persoa responsable do conxunto das medidas de seguridade e dotada da autoridade necesaria para aplicaras cando resulte oportuno. En caso contrario, indique os distintos departamentos involucrados e describa a coordinación e xestión xeral.
Se recorre a servizos de seguridade externa, a persoa responsable debe encargarse da contratación e garantir que exista un acordo de nivel de servizo axeitado que respecte os requisitos AEO contemplados na presente sección.
A persoa responsable ten que aplicar procedementos de concepción, revisión e actualización de todas as medidas de seguridade e ser capaz de explicaros. Ademais, normalmente será a encargada de elaborar os documentos esixidos nas preguntas 6.1.2. a) e b).
As autoridades aduaneiras esperan que os procedementos sexan o suficientemente detallados para permitir a un eventual suplente do responsable asumir a responsabilidade e levar a cabo a tarefa que se lle encomenda.
6.1.5
Aínda que é probable que en moitos casos as medidas de seguridade sexan específicas dun establecemento concreto, os procedementos de gobernación para o establecemento, a aplicación, o seguimento e o control das mesmas pódense harmonizar de xeito que se apliquen en todos os establecementos. A falta de harmonización das medidas pode incrementar o número de visitas da autoridade aduaneira.
6.1.6. a) e b)
Debe vostede dispor de instrucións documentadas que permitan e fomenten a comunicación, por parte dos membros do seu persoal e, se é posible, tamén dos visitantes, de calquera incidente que se produza relacionado coa seguridade, como os casos de acceso non autorizado, roubo ou emprego de persoal cuxos antecedentes non fosen investigados. As devanditas instrucións especificarán como debe levarse a cabo esa comunicación, as persoas coas que hai que pórse en contacto e o lugar onde están situadas. As instrucións deben detallar así mesmo como debe levarse a cabo a investigación e a elaboración de informes sobre os devanditos incidentes e determinar as persoas responsables de facero.
En caso de resposta negativa, indique a forma en que ten previsto implantar as devanditas instrucións e o calendario previsto para ese fin.
En caso de resposta afirmativa, debe vostede explicar como comunícanse ao persoal as instrucións de seguridade e especificar como garántese que este tomou boa nota das mesmas. Debe vostede explicar tamén o xeito en que as instrucións de seguridade se poñen en coñecemento dos visitantes.
Véxase así mesmo a pregunta 6.3.2.
As instrucións en materia de «seguridade» non deben confundirse con ningunha instrución necesaria por motivos de saúde e protección que se poña en coñecemento do persoal e os visitantes.
6.1.7. a) e b)
Esta pregunta está relacionada coa seguridade da cadea de subministración internacional e non cos incidentes vinculados á saúde e a protección.
Por exemplo:
- perdas no almacén,
- alteración dos precintos,
- dispositivos contra a manipulación danados.
En caso de detectarse incidentes, as autoridades aduaneiras esperan que proceda a revisar e modificar as medidas de seguridade e protección para incluír nelas calquera medida de corrección aplicada. Ademais, haberá que mostrar como comunicáronse ulteriormente eses cambios ao persoal e os visitantes.
Se, como consecuencia da revisión dos procedementos de seguridade e protección, introdúcese algún cambio, este deberá rexistrarse como unha revisión indicando a data e a parte ou partes revisadas.
6.1.8, a), b) e c)
Debe vostede asegurarse de que está en posesión da documentación orixinal, incluído o informe de avaliación se se encontra dispoñible, tendo en conta que a autoridade aduaneira podería solicitara durante a visita in situ. A autoridade aduaneira terá en conta a certificación correspondente ao preparar e levar a cabo a auditoría.
Por exemplo:
- axente acreditado (certificado e informe de avaliación),
- expedidor coñecido (certificado e informe de avaliación),
- certificación TAPA (certificado e informe de avaliación),
- certificación ISO (certificado e manual de calidade).
- ISPS
6.1.9
Na súa resposta debe incluír, por exemplo, información específica sobre os requisitos que aplica aos produtos químicos perigosos, os bens de valor elevado ou os bens suxeitos a impostos especiais, e se a devandita aplicación se leva a cabo regular ou irregularmente.
Por exemplo:
- se requiren un envasado especial,
- se se lles aplican requisitos de almacenaxe específica.
Véxase así mesmo o punto 6.5.1 (procesos loxísticos).
6.1.10, a) e b)
Debe vostede indicar o nome e a dirección da empresa ou empresas de seguridade, o número de anos que leva vostede contratando os seus servizos e se as devanditas empresas lle prestan, ademais, servizos doutro tipo.
Se a empresa efectuou unha avaliación de ameazas, confirme que os riscos identificados se incorporaron á avaliación de riscos e ameazas previstas na pregunta 6.1.2, a).
Os documentos deben incluír a data ou datas en que se levou a cabo a avaliación e en que se aplicaron as eventuais recomendacións. O documento deberá estar a disposición do auditor durante a visita.
6.1.11
Indique os diversos requisitos impostos polos seus clientes e pola súa compañía de seguros, así como as mercadorías ás que se aplicou algún requisito especial, por exemplo, en materia de embalaxe ou almacenaxe.
Se o número de requisitos e mercadorías que debe vostede consignar é demasiado grande, abondará cun resumo.
Durante a visita de auditoría se examinarán con máis detalle.