Subsección 6.6: Mercadorías entrantes

Para aterse ao criterio mencionado no artigo 28, apartado 1, letra b), do AE CAU, é preciso establecer medidas axeitadas de control do acceso a fin de evitar o acceso non autorizado ás zonas de expedición, peiraos de carga e zonas de carga.

6.6.1, a) e b)

Os procedementos mencionados deben abarcar todas as fases comprendidas entre o momento en que se efectúa un pedido e o da súa entrada na cadea de subministración internacional.

Os procedementos documentados deben mostrar o fluxo de mercadorías e os documentos conexos e mencionar a todos os operadores participantes, como provedores, embaladores, transportistas, etc.

6.6.2

Se se acordaron medidas de seguridade con provedores nacionais ou provedores da UE ou de terceiros países, os empregados da súa empresa deben estar informados ao respecto e coñecer os procedementos aplicados para comprobar o cumprimento das mesmas. Debe vostede describir o procedemento de información ao persoal sobre a seguridade e a frecuencia con que se actualiza esa información e considerar as probas necesarias para demostrar ao auditor o cumprimento deste requisito durante a visita, así como para calquera revisión da autorización AEO.

Os seus procedementos deben prever así mesmo:

a designación de persoal responsable da recepción do condutor e das mercadorías no momento da chegada,
o mantemento dun horario de chegadas previstas,
a xestión das chegadas inesperadas,
o rexistro dos documentos de transporte e os documentos de aduanas que acompañan ás mercadorías,
a comparación das mercadorías cos documentos de transporte e os documentos aduaneiros que acompañan ás mercadorías,
a comprobación da integridade dos precintos,
o rexistro da execución e dos resultados dos controis,
a notificación ás autoridades aduaneiras, cando así se esixa, da chegada das mercadorías, para permitirlles realizar os controis necesarios,
o pesaxe, o reconto ou a medición das mercadorías para contrastaras coa lista de carga ou de compra,
o control de calidade,
a verificación de que as mercadorías están marcadas axeitadamente antes de entrar no almacén a fin de permitir a súa identificación,
a identificación e comunicación de discrepancias ou de fallos no control de calidade,
a comunicación ao departamento de compras e á administración da recepción de mercadorías.

As disposicións consideradas poden variar en función do tipo de mercadorías coas que estea vostede operando, por exemplo, mercadorías de valor elevado ou de risco. Estas disposicións poderían ser as seguintes:

as mercadorías deben chegar nas mesmas condicións en que abandonaron os locais do provedor,
as mercadorías deben estar precintadas en todo momento,
as mercadorías non deben infrinxir os requisitos establecidos en materia de seguridade e protección.

Os seus procedementos deben prever:

a comunicación das medidas acordadas ao persoal responsable da recepción das mercadorías entrantes, de xeito que este saiba como actuar no caso de que se detecte algunha irregularidade,
a revisión e actualización destes procedementos regularmente,
controis de xestión/supervisión para garantir que o persoal está aplicando as disposicións acordadas.

6.6.3. a) e b)

No momento da chegada dunha unidade de carga precintada, deben aplicarse medidas que garantan un tratamento correcto do precinto. As devanditas medidas poderían incluír unha inspección visual para asegurarse de que a) o precinto está intacto e b) non hai ningún signo de manipulación. Tras unha inspección visual satisfactoria, a persoa autorizada poderá efectuar un control material do precinto exercendo unha presión sobre o mesmo para comprobar se aínda está intacto.

6.6.3. c)

No caso de que a súa empresa opere con tipos concretos de mercadorías que esixan medidas de seguridade específica (como carga aérea ou correo aéreo), os seus procedementos deberán prever como aplicar as devanditas medidas e como controlar a súa execución. Por exemplo, no caso de que sexa vostede un axente acreditado, debe indicar se procede ao control da declaración do transportista e da súa identidade para o transporte da carga ou o correo aéreo seguros procedentes dun expedidor coñecido, e como leva a cabo ese control.

6.6.5

Atendendo á natureza das mercadorías coas que vostede opere, pode que non resulte axeitado proceder ao seu reconto, pesaxe ou medición. Nese caso, deberá vostede describir o método de contabilización alternativo utilizado para as mercadorías entrantes e a forma en que se demostra o seu cumprimento.

6.6.6

Os seus procedementos deben prever:

como, de acordo con que documentos, cando e por quen son inscritas as mercadorías recibidas no rexistro de existencias,
o cotexo das mercadorías coas listas de carga e as ordes de compra,
o rexistro das mercadorías no rexistro de existencias, canto antes tras a súa chegada.

6.6.7. a) e b)

Debe haber unha separación entre as tarefas de pedido das mercadorías (compra), de recepción (almacén), de introdución das mercadorías no sistema (administración) e de pagamento da factura. Iso dependerá do tamaño e da complexidade da empresa.