Preguntas frecuentes (FAQ)

Para el cumplimiento de las obligaciones previstas en el Reglamento que regula los requisitos de los sistemas de facturación (RRSIF), aprobado por RD 1007/2023, de 5 de diciembre, se admiten dos modalidades: VERI*FACTU (sistemas de emisión de facturas verificables) y sistemas de emisión de facturas no verificables.

Adicionalmente, de acuerdo con el artículo 7.b) del RRSIF aprobado por RD 1007/2023, de 5 de diciembre También, la Administración Tributaria, diseñará un aplicativo web de último recurso, que tendrá la condición de VERI*FACTU y lo pondrá a disposición de los empresarios que carezcan de SIF , en cuyo caso también se cumplirán los requisitos del RRSIF .

Normativa/Doctrina:

• Artículos 7 y 15 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

La respuesta a esta pregunta se encuentra en los artículos 15 y 16 del Reglamento, donde se mencionan a su vez los artículos 7, 8.2 y 14.2.

De forma resumida, la diferencia clave está en que los SIF «VERI*FACTU» remiten en línea –a través de una conexión a Internet, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente– a la Agencia Tributaria todos los registros de facturación correspondientes a las facturas expedidas por el SIF, mientras que un sistema de emisión de facturas no verificables no los remite, sino que los almacena obligándose a garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos durante todo el periodo de prescripción fiscal.

La remisión en línea por parte de los SIF «VERI*FACTU» es una forma de cumplir con el Reglamento que hace innecesaria la implementación –más complicada y costosa– de otras características de seguridad, a la vez que exime de responsabilidades de conservación y custodia de los registros a los usuarios de los mismos. Por su parte, para cumplir con los requisitos del Reglamento, los sistemas de emisión de facturas no verificables deben incorporar adicionalmente otras medidas de control, entre las que destacan el registro de eventos, la firma electrónica de los registros de facturación y de evento, permitir la posibilidad de exportación de los registros de facturación y de eventos, ofrecer la comprobación de varios requisitos (huella, firma, encadenamiento…) de los registros de facturación y de evento, gestionar alarmas, etc.

Normativa/Doctrina:

• Artículos 7.b), 8.2, 14.2, 15 y 16 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación ( RRSIF ), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

La opción se entenderá realizada de forma tácita por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT . Esta opción se prolongará, al menos, hasta el fin del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío voluntario de los registros de facturación.

Normativa/Doctrina:

• Artículo 16.5 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

• Artículo 17 de la Orden Ministerial por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el real decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y en el artículo 6.5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Una empresa se puede adherir a VERI*FACTU cuando desee. Una vez adherida a esta modalidad, deberá permanecer al menos hasta finalizar el año natural.

Si se inicia el año como sistema de emisión de facturas no verificables, en cualquier momento podrá cambiar a VERI*FACTU debiendo permanecer en esta modalidad, como mínimo, hasta el fin del año natural.

Normativa/Doctrina:

• Artículos 15 y 16.5 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación ( RRSIF ), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

• Artículo 17 de la Orden Ministerial por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el real decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y en el artículo 6.5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

No, la obligación de confeccionar los Libros Registro de Facturas Emitidas (regulada en el artículo 63 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el RD 1624/1992, de 29 de diciembre) se mantiene, al tratarse de una obligación diferente y autónoma de la establecida por el Reglamento SIF , que regula la forma en que deben funcionar los sistemas informáticos de facturación en la emisión y conservación de los registros de facturación de alta o anulación de facturas.

Tampoco se exonera de la presentación de modelos informativos como los mencionados, sin perjuicio de la agilización que pueda derivarse de la asistencia para la confección de las mismas.

Sí, los fabricantes de Sistemas Informáticos de Facturación pueden ofrecer aplicaciones solo VERI*FACTU (sistemas de emisión de facturas verificables), aplicaciones “duales” que permitan al usuario optar por VERI*FACTU y por sistemas de emisión de facturas no verificables, o incluso aplicaciones “triples” que permitan lo anterior y, en su caso, utilizarlo en la modalidad de SII .

Por el contrario, no se admite la producción de sistemas que únicamente emiten facturas no verificables ya que el RRSIF aprobado por RD 1007/2023, en su artículo 8.1 párrafo segundo, exige a los sistemas tener la capacidad de remisión.

En cualquier caso, la decisión de fabricar y comercializar unos u otros sistemas corresponde a los mismos fabricantes en función de necesidades comerciales, ya que la norma no obliga a fabricar sistemas con opción.

Normativa/Doctrina:

• Artículos 8.1, 15 y 16 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

En casos excepcionales como los mencionados, u otros análogos, se ampliarían los plazos de remisión hasta la restauración de la caída o el restablecimiento de servicio. En la Orden Ministerial que desarrolla el Reglamento aprobado por el RD 1007/2023 se dan más detalles de cómo proceder al respecto (reenvíos periódicos, marca de “Incidencia” en la cabecera del envío de Registros, etc).

En estos casos de incidencias, no hay establecido un plazo máximo fijo para el envío que deberá reintentarse periódicamente hasta que se subsane le incidencia incorporando en el envío la "S" en el campo “Incidencia”.

Incidencias como las mencionada, que afectan a la remisión a la AEAT , NO suponen en ningún caso que deba interrumpirse la facturación de la empresa. Esta deberá continuar con normalidad y los sistemas podrán enviar los registros “a posteriori” (reintentando la remisión periódicamente tal como se expone en los párrafos anteriores). Evidentemente si el corte es de energía eléctrica y los sistemas no pueden operar, la decisión de seguir operando/facturando corresponderá al empresario, pero en tal caso la información e facturación deberá recuperarse y remitirse cuanto antes.

Cada usuario debe tener sus Sistemas Informáticos de Facturación adaptados a la normativa que los regula. Pero ello no significa que deba tener solo un único SIF. Es lícito disponer de varios SIF, especialmente cuando las necesidades empresariales así lo justifiquen (varios centros de negocio no interconectados, varias líneas de producto diferenciadas, etc.). En este caso, los SIF deberán cumplir con la normativa, pero la opción por una u otra modalidad no es conjunta para el obligado a facturar, que podrá tener un SIF en la modalidad VERI*FACTU y otro en modalidad sistema de emisión de facturas no verificables. Debe entenderse que cada uno de esos sistemas NO podrá intercalar operaciones en la otra modalidad, es decir, el sistema VERI*FACTU siempre actuará como tal (siempre con envío) y el sistema de emisión de facturas no verificables siempre actuará como tal (siempre con conservación segura de los registros).

Debe tenerse en cuenta a este respecto que parte de los beneficios que derivan del uso de soluciones de tipo VERI*FACTU no se puede producir para aquellos obligados tributarios que no tengan TODAS sus operaciones en esta modalidad (por ejemplo, servicios de asistencia como la descarga de registros, precursor del libro registro, menores requerimientos…).

Normativa/Doctrina>:

• Artículos 7, 15 y 16 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación ( RRSIF ), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

• Orden Ministerial por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el real decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y en el artículo 6.5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

La modalidad VERI*FACTU no contempla como requisito la firma electrónica de los registros de facturación a remitir, ni dicha firma constituye campo obligatorio de la estructura del registro de alta de facturación. Precisamente, una de las ventajas de utilizar VERI*FACTU es la ausencia de esta obligación.

Por el contrario, sí será obligatorio en el caso de que el envío de los tiques haya sido a raíz de un requerimiento y/o en el caso de almacenarlas en el propio SIF (sistema de facturación) al no hacer uso de VERI*FACTU.

Normativa/Doctrina:

• Artículo 16 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación ( RRSIF ), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

La pertenencia de todos los módulos señalados al mismo ERP, hacen suponer la interconexión de dichos módulos en un sistema de facturación centralizado (o al menos consolidado y controlado de forma central). En ese caso, todos los registros deberán ser encadenados en el único SIF con un único encadenamiento, independientemente de la serie o número que tengan las facturas a las que corresponden.

No obstante, si se tratase de módulos inconexos o parcialmente inconexos, por ejemplo, porque generen la lógica obligatoria (registros de facturación de alta, códigos QR, etc.) de forma descentralizada y sin enlazar en tiempo real o ser controlados por el único ERP (al que le remiten los registros una vez al mes), puede entenderse que son SIF diferentes unos de otros. En este caso, el encadenamiento (y en su caso, el envío) se produce por cada SIF que tiene un funcionamiento aislado de los demás y, por lo tanto, no conoce lo que realiza otro módulo. En este caso cada uno de los SIF deberá cumplir individualmente los requisitos del RRSIF aprobado por RD 1007/2023, de 5 de diciembre.

De entrada, hay que decir que para los productores de SIF , los SIF «VERI*FACTU» resultan más sencillos de producir que los sistemas de emisión de facturas no verificables, ya que tienen bastantes menos requisitos técnicos y de seguridad que implementar.

En cuanto a su utilización por parte del obligado a expedir facturas, las principales ventajas de emplear SIF «VERI*FACTU» en lugar de sistemas de emisión de facturas no verificables son las siguientes:

1. Se les exime de la responsabilidad –y, en su caso, de realizar las propias tareas– de almacenar y/o exportar y conservar accesibles y legibles durante años los registros de facturación y los registros de evento. Por lo tanto, su uso puede resultar más sencillo, a la vez que aporta mayor tranquilidad en cuanto al cumplimiento.

2. Derivado del punto anterior, no deberán preocuparse de que le lleguen requerimientos de la Agencia Tributaria para que entreguen posteriormente registros de facturación de sus facturas expedidas con SIF «VERI*FACTU», con el consiguiente ahorro en tiempo y costes de todo tipo (de personal especializado, económico…) vinculados a la tramitación necesaria para el cumplimiento de este tipo de gestiones. Indirectamente ello puede acelerar la tramitación de devoluciones fiscales que se soliciten.

3. No estarán obligados a asegurar que, en todo momento, el reloj empleado por el SIF para datar los registros de facturación y de evento tiene la hora exacta (con un margen de error de un minuto).

4. Mediante los códigos «QR» que se incorporan a las facturas (incluyendo las facturas simplificadas), en las que además también aparecerá la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT ” o “VERI*FACTU”), sus clientes podrán comprobar que esas facturas han quedado registradas en la Agencia Tributaria, lo que supone una garantía de transparencia y calidad en el grado de cumplimiento tributario. Este aspecto podría ser publicitado y argumentado como un elemento distintivo de “calidad y cumplimiento fiscal”.

5. Dispondrán de servicios electrónicos proporcionados por la Agencia Tributaria que les faciliten la presentación de los libros registros de facturas expedidas, completándolos a partir de la información que ya se suministró al remitir los registros de facturación, así como ayudas en la confección de las autoliquidaciones.

Normativa/Doctrina:

• Diversos artículos del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

La fecha de expedición de la factura debe coincidir con la de generación del registro de facturación. Ambas fechas, generalmente deben corresponderse con la fecha en que se remite el Registro de facturación. No obstante, se pueden dar situaciones puntuales de no coincidencia, de la fecha de generación del registro con la de envío (por ejemplo, incidencia al remitir que obliga a reintentar más adelante, cambio de horario de verano/invierno...).

Un mayor detalle puede encontrarse en las reglas de validación que afecten a los campos del registro de facturación y del mensaje de remisión a la AEAT .

Si no se obtiene una respuesta tras un envío, se deben remitir de nuevo los registros de facturación hasta obtenerla.

Debe recalcarse que estos “envíos” y “respuestas” corresponden a comunicaciones de máquina a máquina, que son gestionados por los SIF y por la sede electrónica de la AEAT , por lo tanto, en general, son transparentes para los usuarios.

Normativa/Doctrina:

• Orden Ministerial por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el real decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y en el artículo 6.5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre

Para el envío de los Registros de facturación se puede utilizar cualquiera de las vías actuales de identificación admitidas por la AEAT , incluyendo la representación, el apoderamiento y la colaboración social, haciendo uso de un certificado cualificado por parte del tercero que ostente la condición de representante, apoderado o colaborador social.

Sí, la AEAT tiene previsto poner operativo un servicio que permita la descarga de la totalidad de los registros de facturación emitidos por un obligado tributario y comunicados por medio del sistema VERI*FACTU. Igualmente se prevé la descarga de los registros emitidos por los proveedores de ese mismo obligado tributario en la medida que también sean VERI*FACTU.

Todos los registros de facturación que se envíen en un mismo lote deben corresponder al mismo obligado tributario. En el caso de que el mismo SIF dé servicio a múltiples empresas, el sistema deberá realizar envíos separados.

La forma en que el cliente recibe la factura emitida por un SIF, no tiene ninguna diferencia respecto a las emitidas por otros sistemas; esto es, se regula por el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012. Así, quien la recibe de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad, así como otras personas y entidades que no tengan la condición de empresarios o profesionales están obligadas a conservarlas (Artículos 1, y 19 a 23).  La forma en que se puede expedir y recibir la factura dependerá de que sea facturación en papel o electrónica, y en este caso si es estructurada o no estructurada. EL RRSIF no limita las anteriores posibilidades en modo alguno.

Por otro lado, si la pregunta se refiere a los registros de facturación (de las facturas):

• La AEAT ofrecerá servicios que permitan descargar los registros de facturación a quien los remitió.

• Asimismo, la AEAT ofrecerá servicios que permitan descargarlos al destinatario (obviamente, solo aquellos registros de facturación que sus proveedores hayan remitido a la AEAT mediante SIF VERI*FACTU).

• Por último, el receptor de la factura podrá cotejar con el QR la constancia del registro de facturación en la sede electrónica de la AEAT y, en su caso, la coincidencia de la información remitida por el SIF del proveedor

El artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria aplica a los sistemas informáticos utilizados para dar soporte a los procesos contables, de facturación y de gestión, por lo que todos ellos están obligados a garantizar los 6 requisitos exigidos sobre los registros empleados (es decir, sobre la información y datos que maneja cada uno) y, por tanto, no permitir interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.

Sin embargo, dicho mandato es genérico para todos los aplicativos salvo en el caso de los Sistemas de Facturación. Para ellos se concreta cómo cumplir con este mandato, lo cual se hace mediante el Reglamento que regula los Requisitos de los Sistemas de Facturación (RRSIF) aprobado por el RD 1007/2023, de 5 de diciembre, que desarrolla los requisitos que se deben implementar en los sistemas informáticos de facturación para cumplir con el artículo 29.2.j) de la LGT .

Normativa/Doctrina:

• Artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria Ley 58/2003, de 17 de diciembre, introducido por Ley 11/2021, de 9 de julio.

La inmediatez del envío a VERI*FACTU es parte del sistema de seguridad de los registros de facturación, por lo que se aplica en todos los casos. Por otro lado, el contraste de la operación por el cliente utilizando el código QR, característico de los sistemas VERI*FACTU, solo puede realizarse si el envío se produce con inmediatez. Por lo tanto, el envío de las facturas simplificadas debe producirse en un caso como el mencionado de forma inmediata, respetando los tiempos técnicos exigidos por el control de flujo de información que la Sede Electrónica establezca.

Normativa/Doctrina: 

• Artículos 15 y 16 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación ( RRSIF ), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.