5.76. Personal AEAT y Provisión de puestos

Descripción de la actividad

Tratamiento de datos de los empleados públicos: datos del puesto actual, datos de puestos desempeñados anteriormente, datos de procesos de provisión puestos, datos de control horario, datos de licencias y permisos (incluye incapacidad temporal, permanente y absoluta), datos económicos, determinados datos de salud, datos familiares (para gestión de nómina, para aplicación de la “conciliación”, etc.).

En materia de provisión de puestos, el tratamiento también alcanza a personal no perteneciente a la AEAT y a los familiares de los participantes para los que se valoren méritos por conciliación para la gestión del expediente que se inicia con la solicitud de participación.

Finalidad

Gestión de personal, funcionario y laboral, destinado en la AEAT, al objeto de que esta entidad pueda dar cumplimiento a sus obligaciones legales en materia de personal (abono de retribuciones, concesión de permisos y licencias, adjudicación de puestos de trabajo mediante los procedimientos previstos legalmente, cambio de situaciones administrativas y demás actuaciones previstas por la legislación vigente, que no tengan un tratamiento diferenciado en el Registro de Actividades de Tratamiento de la AEAT).

Gestión de los empleados, destinados en la AEAT, al objeto de que esta entidad pueda realizar actuaciones de control del cumplimiento de las obligaciones del personal a su servicio.

En materia de provisión de puestos, para todos los funcionarios internos y externos a la AEAT a fin dar cumplimiento a la valoración de méritos recogidos en las Bases y Normas de cada proceso convocado.

Legitimación

El tratamiento se realiza conforme al artículo 6.1.e del Reglamento 2016/679 (UE), ya que es necesario para el ejercicio de los poderes públicos conferidos a la Agencia Tributaria por el artículo 103 de la Ley 31/1990, de 27 de diciembre de Presupuestos Generales del Estado para 1991.

Adicionalmente, el artículo 6.1.b del Reglamento 2016/679 (UE), señala que “El tratamiento será lícito si se cumple al menos una de las siguientes condiciones: (…) b) el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de éste de medidas precontractuales (…)”.

En virtud de este precepto, el tratamiento de datos es lícito, y no requerirá consentimiento, cuando el tratamiento de datos se realice para el cumplimiento de relaciones contractuales de carácter laboral o de derecho administrativo.

Este precepto daría cobertura también al tratamiento de datos de los empleados públicos, aunque su relación no sea contractual en sentido estricto.

En ocasiones para el cumplimiento de sus obligaciones en relación con los empleados públicos, la Administración ha de realizar tratamientos de determinados datos a los que se refiere el Reglamento de la UE, en su artículo 9, como “categorías especiales de datos”.

Así, el artículo 9.1 del citado Reglamento señala que “Quedan prohibidos el tratamiento de datos que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, y el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o las orientaciones sexuales de una persona física”.

No obstante, en el apartado 2, se establecen una serie de excepciones en las que tales datos podrán ser tratados. En concreto la letra b) de este apartado 2 indica lo siguiente: “El apartado 1 no será de aplicación cuando concurra una de las circunstancias siguientes: (…) b) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos específicos del responsable del tratamiento o del interesado en el ámbito del Derecho laboral y de la seguridad y protección social (…)”.

Ahora bien, para la gestión de los expedientes de provisión de puestos en los que se precisa el tratamiento de datos de familiares del empleado público participante, lo que ha de aportar son datos de una tercera persona, y ese tercero ya no está vinculado por una relación de servicio o de interés en un procedimiento.

Por ello, resulta necesario el consentimiento del titular del dato, siendo la base de legitimación el artículo 6.1.a del RGPD: “El tratamiento solo será lícito si se cumple al menos una de las siguientes condiciones: a) el interesado dio su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos; …”

Así como el artículo 9.2.a, en caso de categoría especial de datos: “el interesado dio su consentimiento explícito para el tratamiento de dichos datos personales con uno o más de los fines especificados, excepto cuando el Derecho de la Unión o de los Estados miembros establezca que la prohibición mencionada en el apartado 1 no puede ser levantada por el interesado;”

Interesados

Empleadas y empleados públicos, (personal funcionario y laboral que presta servicio en la AEAT)

Herederos de empleados y, en su caso, sus representantes legales.

Beneficiaros de prestaciones de jubilación (SVA).

Beneficiarios de pensiones alimenticias cuyo pago corresponde a empleados de la AEAT.

Cónyuges de empleadas y empleados públicos con situación familiar 2 en el IRPF.

En materia de provisión de puestos, participantes en los procesos y los familiares por los que se pida valoración de méritos de conciliación.

Datos

NIF/DNI, Nº SS/Mutualidad, Nombre y Apellidos, Nº Registro Personal, Imagen/Voz(fotografía), datos del vehículo
Datos de contacto (Dirección, Teléfono, Móvil, Correo electrónico, Fecha y Lugar de nacimiento), para facilitar y asegurar el contacto con las empleadas y empleados.
Datos familiares (estado civil, número de hijos, ascendientes a su cargo…)
Datos académicos y profesionales
Datos laborales
Datos económicos y financieros
Datos de seguros
Datos de salud
En materia de provisión de puestos, además: datos recabados y tratados con consentimiento expreso de las personas interesadas relativos a filiación, edad, salud, domicilio, dependencia/discapacidad, capacidad civil y todos aquellos que puedan acreditar la valoración de méritos por conciliación.

Tratamientos

Recogida
Registro
Almacenamiento
Estructuración
Modificación
Actualización
Copia
Análisis
Consulta
Extracción
Difusión
Interconexión
Limitación
Supresión
Destrucción
Otros

Destinatarios

Seguridad Social, MUFACE, ISFAS, clases pasivas, Colegio de Huérfanos de Hacienda, personal médico del Servicio de Prevención
Entidades financieras
Comisión de control del Plan de pensiones AGE
Intervención (Delegada, y General)
Tribunal de Cuentas
Tribunales y Juzgados
INE
Sindicatos
Responsables de RR.HH. de las distintas unidades centrales y territoriales de la Agencia Tributaria o de otros organismos en los que se destine personal que ocupa puestos en la AEAT

Transferencias internacionales

No se prevén

Elaboración de perfiles

No se elaborarán perfiles utilizando datos personales, sin perjuicio de que puedan utilizarse, previa anonimización de forma que el interesado no sea identificado ni identificable, para realizar los estudios y análisis de datos que sean precisos para asistir en la evaluación de las políticas de RRHH de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y en la toma de decisiones.

Medidas técnicas/organizativas

Todos los datos tratados han sido evaluados a través de un análisis de riesgos, habiendo obtenido la relación de medidas técnicas y organizativas a aplicar.

Dichas medidas han sido aplicadas de acuerdo al Plan de adecuación aprobado.

Cabe destacar que se ha habilitado una funcionalidad en la Intranet corporativa para que, en su caso, se puedan completar o rectificar los datos personales de contacto que figuren de forma incompleta o inexacta.