Secció VII: Recomanacions per a la realització d'una visita d'auditoria o supervisió d'un AEO d'un Estat membre de la UE
Una de les parts essencials de la negociació del ARM amb els països socis, així com de la supervisió de l'aplicació del ARM, consistix en les visites d'auditoria o seguiment del AEO sobre el terreny.
L'objectiu de la visita sobre el terreny és observar com apliquen de manera pràctica el programa AEO de la UE els diferents Estats membres de la UE. Estes visites es realitzen com a part de les negociacions del ARM (fase 2) i com a part de l'aplicació del ARM una vegada que este ha entrat en vigor.
En general, el principal interés és confirmar que els Estats membres de la UE complixen la legislació de la UE relativa als AEO de manera uniforme.
La visita consta de dos parts: en primer lloc, una presentació de l'estructura i l'organització nacional del AEO i una visió general de l'empresa que es visitarà, i en segon lloc, la visita pròpiament dita a l'empresa.
Debat sobre l'aplicació del programa AEO de la UE en els Estats membres
El principal interés és veure com s'aplica el programa AEO des del punt de vista operatiu en els Estats membres.
Ha d'incloure una breu ressenya de:
- l'Administració duanera en general;
- l'estructura organitzativa del AEO, p.e., el nombre de membres del personal dedicats al AEO de la UE (a temps complet i a temps parcial, el sistema de formació, la difusió entre la comunitat empresarial);
- el procediment d'autorització, inclosos la sol·licitud i el qüestionari d'autoavaluació, la manera de comprovar els requisits de seguretat;
- el seguiment i la postauditoria;
- la cooperació amb uns altres Estats membres de la UE (durant l'autorització i el seguiment).
Visita a l'empresa
L'objectiu de la visita a l'empresa és observar als auditors de AEO dels Estats membres mentres duen a terme una auditoria en les instal·lacions d'un sol·licitant o una visita de supervisió en una empresa AEO. En la visita participaran representants del país soci del ARM, la Comissió i les administracions duaneres dels Estats membres de la UE.
És indispensable que les empreses coneguen el propòsit de l'exercici i sàpien que l'objectiu és confirmar que l'aplicació del AEO en l'Estat membre visitat s'ajusta a les normes de la UE.
La visita a les instal·lacions del sol·licitant o l'empresa AEO se sol estructurar com seguix:
- la visita consistirà en una auditoria d'una situació autèntica dirigida, en particular, pels auditors de la AEO, no per l'empresa;
- s'informarà prèviament a l'empresa de la visita i de com s'efectuarà;
- els auditors desenvoluparan les seues funcions normals;
- en cas d'auditoria durant una sol·licitud de AEO:
- en cas de visita de seguiment (amb existència d'autorització AEO), es preguntarà per les novetats recents que hagen tingut repercussions en els AEO i es demanarà a l'empresa que explique o mostreu els procediments de seguretat;
- si es precisa una traducció, es donarà el temps necessari per a traduir el contingut de les preguntes dels auditors i les respostes de l'empresa. S'informarà prèviament a l'empresa d'este enfocament;
- els observadors (del país soci del ARM) només tindran una instantània del procés d'auditoria i supervisió del AEO de la UE;
- la visita de validació conclourà amb recomanacions al sol·licitant;
- l'exercici d'auditoria haurà de centrar-se en la protecció i la seguretat (Secció 2.V d'aquestes Orientacions).