Subsecció 3.1: Pista d'auditoria

Per motius de seguretat, moltes empreses i organitzacions exigixen que en els seus sistemes informàtics s'incloga una pista d'auditoria.

Esta última es pot definir com el procés a través del qual cada entrada comptable es compara amb la seua font, per tal de comprovar la seua exactitud. Una pista d'auditoria completa li permetrà rastrejar totes les seues activitats: des del flux de mercaderies i productes entrants, fins seu eixida de l'empresa, passant per la transformació a la que se sotmeten en la mateixa. Una pista d'auditoria completa permet també mantindre un registre cronològic de les dades que farà possible rastrejar-los des del moment en què s'introduïxen en l'arxiu fins el moment en el que se suprimixen d'ell.

El sistema comptable comprén normalment:

• un llibre major,
• un lliure de registre de vendes,
• un lliure de registre de compres,
• actius
• estats financers (balanç de situació, compte de resultats, quadre dels fluxos de tresoreria i estat de fons propis)
• la comptabilitat de gestió

El sistema logístic comprén normalment:

• la tramitació de les ordes de venda,
• la tramitació de les ordes de compra,
• la fabricació,
• l'inventari: magatzem, depòsit,
• l'expedició/el transporte,
• les llestes de proveïdors i de clients.

La pista d'auditoria ha d'incloure:

• vendes,
• compres i ordes de compra,
• control de l'inventari,
• magatzem (i moviments entre els diferents emmagatzemes),
• fabricació,
• vendes i ordes de venda,
• declaracions en duana i documentació duanera,
• expedició,
• transporte,
• comptabilitat, per exemple, facturació, notes de crèdit i dèbit, transferències de fons, pagaments.