Subsecció 3.4: Flux de mercaderies
3.4.1
Els seus procediments de registre han d'incloure, abans i en el moment d'arribada de les mercaderies:
- tramitació de les ordes de compra,
- confirmació de les ordes,
- expedició/transporte de les mercaderies,
- requisits en matèria de documentació acreditativa,
- transporte dels béns des de la frontera a les seues instal·lacions o a les instal·lacions dels seus clientes,
- recepció dels béns en les seues instal·lacions,
- pagament/liquidació,
- com, quan i per qui es comptabilitza l'entrada de les mercaderies rebudes en el registre d'existències.
Durant l'emmagatzematge de les mercaderies:
- determinació clara de l'establiment destinat a l'emmagatzematge de les mercaderies,
- emmagatzematge assegurança de les mercaderies perilloses,
- si els registres es realitzen per valor i/o quantitat,
- existència i freqüència del procediment d'inventari,
- en cas que utilitze instal·lacions d'un tercer per a emmagatzemar les seues mercaderies, procediments que se seguixen, inclòs la comparació dels seus registres d'existències amb els del tercer,
- si s'utilitzen emplaçaments provisionals per a l'emmagatzematge d'existències.
Durant el procés de fabricació de les mercaderies:
- elaboració de les ordes de fabricació,
- petició de les existències emmagatzemades i entrega a partir del magatzem,
- procés de fabricació, responsabilitats del personal i registres mantinguts,
- codis de les fórmules de fabricació,
- registre dels productes acabats i de les existències no utilitzades en el registre d'existències,
- utilització de mètodes de producció normalitzats en la producció.
Durant el procés d'expedició de les mercaderies:
- recepció de les ordes dels clientes i elaboració de les ordes de fabricació o compra,
- comunicació al depòsit de l'orde de venda o d'alce de les mercaderies,
- instruccions a tercers, en cas que les mercaderies s'emmagatzemen en les seues instal·lacions,
- selecció,
- procediments d'embalatge,
- com i quan s'actualitzen els registres d'existències i qui el fa.
3.4.2
En el moment d'arribada de les mercaderies, els seus procediments de control i control de qualitat han d'incloure:
- comparació de les ordes de compra amb les mercaderies rebudes,
- procediments per a la devolució/rebuig de les mercaderies,
- procediments de comptabilització i informació d'insuficiència o excés en la quantitat de mercaderies rebudes,
- procediments per a identificar i corregir entrades incorrectes en el registre d'existències,
- identificació de les mercaderies no comunitàries dins del sistema.
Durant l'emmagatzematge de les mercaderies:
- registre i control de les existències,
- identificació de les mercaderies comunitàries i no comunitàries (requisit no necessari en el cas dels AEOS),
- moviment i registre de mercaderies entre diferents emplaçaments dins de les mateixes instal·lacions o entre instal·lacions diferents,
- mesures previstes per a controlar la romp, el deteriorament o la destrucció de les mercaderies, així com les pèrdues i les variacions d'existències.
Durant el procés de fabricació,
- seguiment i controles de gestió del procés de fabricació, per exemple, la taxa de rendiment,
- modalitats de gestió d'irregularitats, variacions, deixalles, subproductes i pèrdues en el procés de fabricació,
- inspecció de la qualitat dels productes fabricats i registre dels resultats de la inspecció,
- eliminació segura de les mercaderies perilloses.
Durant el procés d'expedició de les mercaderies:
- albarans/notes de recollida,
- transporte de mercaderies als clientes o a la frontera per a seu (re) exportació,
- elaboració de factures de venda,
- instruccions al representant duaner per a les exportacions i elaboració/posada a disposició/control dels documents justificatius,
- justificant de recepció o prova de l'enviament dels béns,
- mercaderies retornades: inspecció, recompte i registre,
- pagaments i notes de crèdit,
- gestió de les irregularitats, les insuficiències en les entregues i les variacions en les mercaderies.