Subsecció 6.1: Informació general sobre seguretat i protecció
6.1.1.
De conformitat amb l'article 28, apartat 1, lletra h), de l'AE CAU, s'ha de designar una persona competent per a les qüestiones relacionades amb la seguretat i la protecció. En este context, la seguretat i la protecció es referixen únicament a les del criteri AEO. Convé assenyalar que no estan relacionades amb la «seguretat a la feina », doncs esta queda fora de l'àmbit d'aplicació del criteri de protecció i seguretat.
6.1.2. a)
Les autoritats duaneres esperen que vosté o una empresa de seguretat, en cas que recórrega als seus servicis, haja dut a terme una avaluació de riscos i amenaces documentada. En cas que durant la visita d'auditoria no es pose a disposició de l'autoritat duanera una avaluació d'aquelles característiques, es pot recomanar que la sol·licitud li siga denegada automàticament.
L'avaluació de riscos i amenaces ha de comprendre tots els locals en què desenvolupa vosté activitats relacionades amb la duana. L'avaluació té per objecte identificar els riscos i amenaces que puguen sorgir en el segment de la cadena de subministrament internacional en què vosté opera i analitzar les mesures previstes per a reduir-los al màxim. L'autoavaluació ha de passar revista a tots els riscos que afecten a la seguretat de la seua funció dins de la cadena de subministrament internacional, com:
- amenaces materials sobre els locals i mercaderies,
- amenaces des del punt de vista tributari,
- clàusules contractuals relatives als seus socis comercials en la cadena de subministrament.
Esta avaluació ha de centrar-se en el següent:
- mercaderies amb les que vosté opera,
- gestió específica de la carrega o correu aeris, si es veuen afectats (accés, manipulació, emmagatzematge, etc.),
- locals i edificis d'emmagatzematge, fabricació, etc.,
- aspectes relacionats amb el personal, com la contractació permanent i temporal i la subcontractació,
- transporte de mercaderies, carrega i descàrrega,
- sistema informàtic, registres comptables i documentació,
- incidents de seguretat registrats recentment en algun dels àmbits més amunt esmentats.
Haurà de vosté aportar proves de la freqüència amb què revisa i actualitza el document i establir en els seus procediments la forma de comunicar els incidents i la freqüència de futures revisions. L'Administració duanera sol·licitarà també que aporte proves de la manera com comunica vosté els procediments al seu personal i als visitants i el moment en què el fa.
6.1.2. b)
En cas que durant la visita de l'autoritat duanera no es presente un pla de seguretat o una avaluació de riscos i amenaces, podrà posar-se fi a la visita d'auditoria de manera prematura o denegar-se la sol·licitud.
Ha d'establir-se un programa de revisió del pla de seguretat que preveja el registre de totes les modificacions, firmades i datades pel responsable.
6.1.3
Ha de vosté descriure, com a mínim, els cinc riscos principals que haja detectat. Les autoritats duaneres esperen que vosté els haja avaluat i que incloga aquells riscos en l'avaluació de riscos i amenaces, indicant la seua probabilitat, les seues conseqüències i les mesures adoptades per a fer-los front. A continuació s'aporten alguns exemples de riscos:
- contraban de béns il·legals,
- contaminació de productes,
- alteració dels béns en el moment de l'exportació,
- accés no autoritzat, etc.
6.1.4
Descriga breument el procés d'establiment de les mesures de seguretat, així com l'aplicació, el seguiment i la revisió de les mateixes. Cal que especifique qui és la persona responsable i les tasques que ha de desenvolupar. Dins de l'organització, al nivell que corresponga, ha d'haver-hi una persona responsable del conjunt de les mesures de seguretat i dotada de l'autoritat necessària per a aplicar-les quan resulte oportú. En cas contrari, indique els diferents departaments involucrats i descriviu la coordinació i gestió general.
Si recorre a servicis de seguretat externs, la persona responsable ha d'encarregar-se de la contractació i garantir que existisca un acord de nivell de servici adequat que respecte els requisits AEO contemplats en aquesta secció.
La persona responsable ha d'aplicar procediments de concepció, revisió i actualització de totes les mesures de seguretat i ser capaç d'explicar-los. A més, normalment serà l'encarregada d'elaborar els documents exigits en les preguntes 6.1.2. a) i b).
Les autoritats duaneres esperen que els procediments siguen prou detallats per a permetre a un eventual suplent del responsable assumir la responsabilitat i dur a terme la tasca que se li encomana.
6.1.5
Encara que és probable que en molts casos les mesures de seguretat siguen específiques d'un establiment concret, els procediments de governança per a l'establiment, l'aplicació, el seguiment i el control de les mateixes es poden harmonitzar de manera que s'apliquen en tots els establiments. La falta d'harmonització de les mesures pot incrementar el nombre de visites de l'autoritat duanera.
6.1.6. a) i b)
Ha de vosté disposar d'instruccions documentades que permeten i fomenten la comunicació, per part dels membres del seu personal i, si és possible, també dels visitants, de qualsevol incident que es produïsca relacionat amb la seguretat, com els casos d'accés no autoritzat, robe o treball de personal antecedents dels quals no hagen sigut investigats. Estes instruccions especificaran com ha de dur-se a terme aquella comunicació, les persones amb les que cal posar-se en contacte i el lloc on estan ubicades. Les instruccions han de detallar també com ha de dur-se a terme la investigació i l'elaboració d'informes sobre estos incidents i determinar les persones responsables de fer-ho.
En cas de resposta negativa, indique la manera com té previst implantar estes instruccions i el calendari previst a este efecte.
En cas de resposta afirmativa, ha de vosté explicar com es comuniquen al personal les instruccions de seguretat i especificar com es garantix que este ha pres bona nota de les mateixes. Ha de vosté explicar també la manera en què les instruccions de seguretat s'informen els visitants.
Vegeu també la pregunta 6.3.2.
Les instruccions en matèria de «seguretat» no han de confondre's amb cap instrucció necessària per motius de salut i protecció que s'informe el personal i els visitants.
6.1.7. a) i b)
Esta pregunta està relacionada amb la seguretat de la cadena de subministrament internacional i no amb els incidents vinculats a la salut i la protecció.
Per exemple:
- pèrdues en el magatzem,
- alteració dels precintes,
- dispositius contra la manipulació danyats.
En cas de detectar-se incidents, les autoritats duaneres esperen que procedisca a revisar i modificar les mesures de seguretat i protecció per a incloure en elles qualsevol mesura de correcció aplicada. A més, caldrà mostrar com s'han comunicat ulteriorment aquells canvis al personal i els visitants.
Si, com a conseqüència de la revisió dels procediments de seguretat i protecció, s'introduïx algun canvi, este haurà de registrar-se com una revisió indicant la data i la part o parts revisades.
6.1.8, a), b) i c)
Ha de vosté assegurar-se de què està en possessió de la documentació original, inclòs l'informe d'avaluació si es troba disponible, atès que l'autoritat duanera podria sol·licitar-la durant la visita in situ. L'autoritat duanera tindrà en compte la certificació corresponent al preparar i dur a terme l'auditoria.
Per exemple:
- agent acreditat (certificat i informe d'avaluació),
- expedidor conegut (certificat i informe d'avaluació),
- certificació TAPA (certificat i informe d'avaluació),
- certificació ISO (certificat i manual de qualitat).
- ISPS
6.1.9
En la seua resposta ha d'incloure, per exemple, informació específica sobre els requisits que aplica als productes químics perillosos, els béns de valor elevat o els béns subjectes a impostos especials, i si esta aplicació es du a terme regular o irregularment.
Per exemple:
- si requerixen un envasat especial,
- si se'ls apliquen requisits d'emmagatzematge específics.
Vegeu també el punt 6.5.1 (processos logístics).
6.1.10, a) i b)
Ha de vosté indicar el nom i la direcció de l'empresa o empreses de seguretat, el nombre d'anys que porta vosté contractant els seus servicis i si estes empreses li presten, a més, servicis d'un altre tipus.
Si l'empresa ha efectuat una avaluació d'amenaces, confirme que els riscos identificats s'han incorporat a l'avaluació de riscos i amenaces prevista en la pregunta 6.1.2, a).
Els documents han d'incloure la data o dates en què s'ha dut a terme l'avaluació i en què s'han aplicat les eventuals recomanacions. El document haurà d'estar a disposició de l'auditor durant la visita.
6.1.11
Indique els diversos requisits impostos pels seus clientes i per la seua companyia d'assegurances, així com les mercaderies a les que s'ha aplicat algun requisit especial, per exemple, en matèria d'embalatge o emmagatzematge.
Si el nombre de requisits i mercaderies que ha de vosté consignar és massa gran, n'hi haurà prou amb un resum.
Durant la visita d'auditoria s'examinaran amb més detall.