Subsecció 6.6: Mercaderies entrants

Per a atindre-se al criteri esmentat en l'article 28, apartat 1, lletra b), de l'AE CAU, cal establir mesures adequades de control de l'accés per tal d'evitar l'accés no autoritzat a les zones d'expedició, molls de carrega i zones de carrega.

6.6.1, a) i b)

Els procediments esmentats han de comprendre totes les fases compreses entre el moment en què s'efectua un demanat i el de seu entrada en la cadena de subministrament internacional.

Els procediments documentats han de mostrar el flux de mercaderies i els documents connexos i esmentar a tots els operadors participants, com proveïdors, encordadors, transportistes, etc.

6.6.2

Si se n'han recordat mesures de seguretat amb proveïdors nacionals o proveïdors de la UE o de tercers països, els empleats de la seua empresa han d'estar informats respecte d'això i conéixer els procediments aplicats per a comprovar el compliment de les mateixes. Ha de vosté descriure el procediment d'informació al personal sobre la seguretat i la freqüència amb què s'actualitza aquella informació i considerar les proves necessàries per a demostrar a l'auditor el compliment d'este requisit durant la visita, així com per a qualsevol revisió de l'autorització AEO.

Els seus procediments han de preveure també:

la designació de personal responsable de la recepció del conductor i de les mercaderies en el moment de l'arribada,
el manteniment d'un horari d'arribades previstes,
la gestió de les arribades inesperades,
el registre dels documents de transporte i els documents de duanes que acompanyen a les mercaderies,
la comparació de les mercaderies amb els documents de transporte i els documents duaners que acompanyen a les mercaderies,
la comprovació de la integritat dels precintes,
el registre de l'execució i dels resultats dels controles,
la notificació a les autoritats duaneres, quan així s'exigisca, de l'arribada de les mercaderies, per a permetre'ls realitzar els controles necessaris,
la pesada, el recompte o el mesurament de les mercaderies per a contrastar-les amb la llesta de carrega o de compra,
el control de qualitat,
la verificació de què les mercaderies estan marcades adequadament abans d'entrar en el magatzem per tal de permetre la seua identificació,
la identificació i comunicació de discrepàncies o d'errades en el control de qualitat,
la comunicació al departament de compres i a l'administració de la recepció de mercaderies.

Les disposicions considerades poden variar en funció del tipus de mercaderies amb les que estiga vosté operant, per exemple, mercaderies de valor elevat o de risc. Estes disposicions podrien ser les següents:

les mercaderies han d'arribar en les mateixes condicions en què van abandonar els locals del proveïdor,
les mercaderies han d'estar precintades en qualsevol moment,
les mercaderies no han d'haver infringit els requisits establits en matèria de seguretat i protecció.

Els seus procediments han de preveure:

la comunicació de les mesures recordades al personal responsable de la recepció de les mercaderies entrants, de manera que este sàpia com actuar en cas que es detecte alguna irregularitat,
la revisió i actualització d'estos procediments regularment,
controles de gestió/supervisió per a garantir que el personal està aplicant les disposicions recordades.

6.6.3. a) i b)

En el moment de l'arribada d'una unitat de carrega precintada, han d'aplicar-se mesures que garantisquen un tractament correcte del precinte. Estes mesures podrien incloure una inspecció visual per a assegurar-se de què a) el precinte està intacte i b) no hi ha cap signe de manipulació. Després d'una inspecció visual satisfactòria, la persona autoritzada podrà efectuar un control material del precinte exercint una pressió sobre el mateix per a comprovar si encara està intacte.

6.6.3. c)

En cas que la seua empresa opere amb tipus concrets de mercaderies que exigisquen mesures de seguretat específiques (com carrega aèria o correu aeri), els seus procediments hauran de preveure com aplicar estes mesures i com controlar la seua execució. Per exemple, en cas que siga vosté un agent acreditat, ha d'indicar si és procedent al control de la declaració del transportista i de la seua identitat per al transporte de la carrega o el correu aeris assegurances procedents d'un expedidor conegut, i com du a terme aquell control.

6.6.5

Tenint en compte la naturalesa de les mercaderies amb les que vosté opere, pot que no resulte adequat procedir a seu recompte, pesada o mesurament. En aquell cas, haurà de vosté descriure el mètode de comptabilització alternatiu utilitzat per a les mercaderies entrants i la manera com es demostra el seu compliment.

6.6.6

Els seus procediments han de preveure:

com, d'acord amb quins documents, quan i per qui són inscrites les mercaderies rebudes en el registre d'existències,
la comparació de les mercaderies amb les llestes de carrega i les ordes de compra,
el registre de les mercaderies en el registre d'existències, com més prompte millor després de seu arribada.

6.6.7. a) i b)

Ha d'haver-hi una separació entre les tasques de demanat de les mercaderies (compra), de recepció (magatzem), d'introducció de les mercaderies en el sistema (administració) i de pagament de la factura. Això dependrà del tamany i de la complexitat de l'empresa.