1.I.4. Preparació prèvia a la presentació d'una sol·licitud
El procés de preparació d'una sol·licitud de AEO, així com els d'autorització i manteniment del AEO, són llargs. La clau de l'èxit és una preparació minuciosa. Per tant, s'espera que el sol·licitant que desitgi convertir-se en AEO tingui el control de la seva activitat.
Això significa que, depenent del tipus de AEO sol·licitat i de les activitats i el model empresarial de la companyia de què es tracti, aquesta haurà d'aplicar mesures organitzatives apropiades en els àmbits relacionats amb els criteris AEO, per tal de garantir que els riscos associats a les seves activitats duaneres puguin identificar-se i evitar-se o minimitzar-se.
Per entendre millor què és el que persegueixen les duanes i accelerar el procés, és obligatori utilitzar un CAU.
El CAU és una eina per estructurar la preparació de l'operador econòmic, identificar les unitats organitzatives de l'operador que s'han d'incloure i entendre amb quina profunditat s'ha de dur a terme la preparació.
Per a una cooperació estreta entre la duana i el sol·licitant/AEO, es recomana posar-se en contacte amb l'Autoritat Duanera d'Expedició (AAE) en una fase primerenca i mantenir aquell contacte fins i tot una vegada finalitzat el procés de sol·licitud. Això pot ajudar a evitar malentesos per ambdues parts i serveix de suport en cas que sorgeixi algun dubte.
En resum, abans de la presentació formal de la sol·licitud, es recomana encaridament a l'operador econòmic que:
- es posi en contacte amb la AAE,
- decideixi quin tipus d'autorització precisa,
- designi a una persona de contacte competent per encarregar-se de la sol·licitud,
- contesti totes les preguntes del CAU i s'asseguri de què totes les persones i departaments pertinents de l'organització intervenen en l'emplenament del CAU.
A més, és necessari assegurar-se de què la direcció de l'empresa fa costat la sol·licitud de AEO.
El diagrama següent presenta una visió general del procés de preparació:
Vegeu també la part 3, «Procés de sol·licitud i autorització».