Preguntas frecuentes (FAQ)

Xa que o regulamento que establece os requisitos dos sistemas informáticos de facturación aplícase aos sistemas informáticos de facturación (SIF), entendendose por SIF os utilizados para expedir facturas, os únicos documentos afectados por este regulamento son as FACTURAS, tanto as «completas ou ordinarias» como as simplificadas, non afectando ningún outro tipo de documentos xustificativos de entrega de bens ou prestación de servizos.

As facturas expedidas con estes SIF deberán incluír unha representación de certa información das mesmas mediante un código «QR» tributario. Ademais, estes SIF deberán xerar – e asinar e gardar ou, se é o caso, remitir – os correspondentes rexistros de facturación das facturas expedidas.

Normativa/Doutrina :

• Artigos 1.1 e 1.2 do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

• Artigos 6.5 e 7.5 do regulamento polo que se regulan as obrigas de facturación (ROF), aprobado polo Real decreto 1619/2012, do 30 de novembro, introducidos pola disposición final primeira un e dous do Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

Ademais das mencións que deben ter actualmente as facturas, sexan ordinarias ou simplificadas, aquelas que sexan expedidas con sistemas informáticos de facturación (SIF) aos que se refire o Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro, deberán incorporar un código «QR» tributario que facilite a comunicación á Axencia Tributaria de certos datos da mesma. E se o SIF que as expediu está funcionando na modalidade VERI*FACTU, deberá incluírse tamén a frase «Factura verificable na sede electrónica da AEAT »ou VERI*FACTU.

Normativa/Doutrina:

• Artigos 6.5 e 7.5 do regulamento polo que se regulan as obrigas de facturación (ROF), aprobado polo Real decreto 1619/2012, do 30 de novembro, introducidos polos apartados un e dous da disposición final primeira do Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

A introdución e edición temporal de datos, visualización previa, etc. de facturas non está prohibida nin polo regulamento que establece os requisitos dos sistemas informáticos de facturación nin polo regulamento de obrigas de facturación, aínda que ata non estar terminada a factura, esta non poderá ser expedida co seu correspondente código «QR» tributario. Por iso tanto os borradores de factura coma as facturas proforma non levan ningún código «QR» tributario. A emisión de facturas – ou facturas simplificadas – proforma ou sen validez fiscal, está permitida desde que se substitúan finalmente pola factura ou factura simplificada oficial expedida e esta entréguese ao cliente.

Cando unha factura sexa definitivamente emitida (é dicir, en xeral, cando se incorporase a ela o QR e xerado o correspondente rexistro de facturación de alta, asinado ou remitido á Sede electrónica da Axencia Tributaria), xa non poderá ser considerada un borrador e a súa alteración, nos elementos informativos que integran o “rexistro de facturación de alta”, non estará permitida a menos que se realice por medio de novos rexistros de facturación, como indica o terceiro parágrafo do artigo 8.2.a) do regulamento aprobado polo RD 1007/2023.

A efectos informáticos, o sistema de xeración de facturas pro-forma ou sen validez fiscal, debe estar vinculado indefectiblemente ao sistema de emisión de facturas formando unha unidade. Convén, para os efectos de control interno, que se conserve rexistro das prefacturas ou facturas proforma elaboradas.

Normativa/Doutrina :

• Artigos 1.1 e 1.2 do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

• Artigos 6.5 e 7.5 do regulamento polo que se regulan as obrigas de facturación (ROF), aprobado polo Real decreto 1619/2012, do 30 de novembro, introducidos pola disposición final primeira un e dous do Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

Resumidamente, considérase sistema informático de facturación (SIF) ao conxunto de hardware e software utilizado para expedir facturas que admita a entrada de información de facturación por calquera vía, conserve esta información e procésea para xerar outros produtos derivados, con independencia de onde realícese este proceso.

De forma máis extensa, un sistema informático de facturación (SIF) é o conxunto de hardware e software utilizado para expedir facturas mediante a realización das seguintes accións:

1. Admitir a entrada de información de facturación por calquera método. Como exemplos típicos:

   • ­Introducir no SIF os datos das facturas directamente de forma manual. ­

   • Importar no SIF os datos necesarios para expedir as facturas, cando estes foron capturados noutros sistemas. ­­

   • Recibir no SIF (en liña ou por lotes) mediante procesos automatizados os datos necesarios para expedir as facturas, cando estes foron capturados noutros sistemas.

2. ­Conservar a información de facturación, dentro ou fóra do SIF .

   Con iso quérese dicir que o produto obtido, unha vez expedida a – e, tipicamente, impresa – a factura (a partir da información do apartado anterior), non se descarta ou elimina, senón que se almacena e garda, mantendose no tempo.

3. Procesar a información de facturación mediante calquera procedemento para producir outros resultados derivados, independentemente de onde fágase o devandito proceso (no propio SIF ou noutro sistema informático que teña acceso á devandita información).

   É dicir, implica que a información capturada e gardada electronicamente das facturas expedidas é reempregada para facer outras cousas máis, obtendo novos resultados derivados dela , como poden ser cálculos (contar, agregar …), estatísticas, realizar apuntamentos contables, exportara ou comunicara a outros sistemas de maneira que a poidan utilizar para calquera outra fin, fiscal ou non fiscal, etc.

   Deste xeito, un procesador de textos que SOAMENTE se utiliza para introducir (e incluso almacenar) as facturas expedidas para imprimiras, NON se considera un SIF (ou sexa, considérase facturación manual). Pero se se reempregan eses datos (dentro do propio procesador, coas funcionalidades de cálculo e / ou programación – macros– que estes permitan, ou exportandoos / comunicandoos a outros programas ou sistemas informáticos) para obter con eles outros produtos derivados, entón si que se considera unha facturación utilizando un SIF (e, polo tanto, debería someterse ao Regulamento SIF).

Normativa/Doutrina:

• Artigo 1.2 do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.