1.I.4. Preparació prèvia a la presentació d'una sol·licitud
El procés de preparació d'una sol·licitud de AEO, així com els d'autorització i manteniment del AEO, són llargs. La clau de l'èxit és una preparació minuciosa. Per tant, s'espera que el sol·licitant que desitge convertir-se en AEO tinga el control de la seua activitat.
Açò significa que, depenent del tipus de AEO sol·licitat i de les activitats i el model empresarial de la companyia de què es tracte, esta haurà d'aplicar mesures organitzatives apropiades en els àmbits relacionats amb els criteris AEO, a fi de garantir que els riscos associats a les seues activitats duaneres puguen identificar-se i evitar-se o minimitzar-se.
Per a entendre millor què és el que perseguixen les duanes i accelerar el procés, és obligatori utilitzar un CAU.
El CAU és una ferramenta per a estructurar la preparació de l'operador econòmic, identificar les unitats organitzatives de l'operador que s'han d'incloure i entendre amb quina profunditat s'ha de dur a terme la preparació.
Per a una cooperació estretix entre la duana i el sol·licitant/AEO, es recomana posar-se en contacte amb l'Autoritat Duanera d'Expedició (AAE) en una fase primerenca i mantindre aquell contacte fins i tot una vegada finalitzat el procés de sol·licitud. Això pot ajudar a evitar malentesos per ambdues parts i servix de suport en cas que sorgisca algun dubte.
En resum, abans de la presentació formal de la sol·licitud, es recomana encaridament a l'operador econòmic que:
- es pose en contacte amb la AAE,
- decidisca quin tipus d'autorització precisa,
- designe a una persona de contacte competent per a encarregar-se de la sol·licitud,
- conteste totes les preguntes del CAU i s'assegure de què totes les persones i departaments pertinents de l'organització intervenen en l'emplenament del CAU.
A més, és necessari assegurar-se de què la direcció de l'empresa fa costat la sol·licitud de AEO.
El diagrama següent presenta una visió general del procés de preparació:
Vegeu també la part 3, «Procés de sol·licitud i autorització».