Obligacions comptables i registrals

Llibres obligatoris

La norma mercantil exigix la gestió dels següents llibres de comptabilitat: 

• Lliure d'Inventaris i Comptes Anuals: s'obrirà amb el balanç inicial detallat de l'empresa. Com a mínim trimestralment es transcriuran amb sumes i saldos els balanços de comprovació. Es transcriuran també l'inventari de tancament d'exercici i els comptes anuals.

• Lliure Diari: registrarà dia a dia totes les operacions relatives a l'activitat de l'empresa. Serà vàlida, tanmateix, l'anotació conjunta dels totals de les operacions per períodes no superiors al trimestre, amb la condició que el seu detall aparega en uns altres llibres o registres concordants, d'acord amb la naturalesa de l'activitat de què es tracte. 

L'article 27 del Codi de Comerç, establix que els empresaris presentaran els llibres que obligatòriament han de portar en el Registre Mercantil del lloc on tingueren el seu domicili, perquè abans de la seua utilització es pose en el primer full de cadascun diligencia dels que tinguera el llibre i, en tots els fulls de cada lliure, el segell del Registre. En els supòsits de canvi de domicili tindrà ple valor la legalització efectuada pel Registre d'origen.

Serà vàlida, tanmateix, la realització d'assentaments i anotacions per qualsevol procediment idoni sobre fulls que després hauran de ser enquadernades correlativament per a formar els llibres obligatoris, els quals seran legalitzats abans que transcórreguen els quatre mesos següents a la data de tancament de l'exercici.

Al tancament de l'exercici, l'empresari haurà de formular els comptes anuals de la seua empresa, que han de redactar-se amb claredat i mostrar la imatge fidel del patrimoni, de la situació financera i dels resultats de l'empresa, de conformitat amb les disposicions legals. A este efecte, en la comptabilització de les operacions s'atendrà a la seua realitat econòmica i no només a seu forma jurídica.

Els Comptes Anuals, regulades en l'article 34 del C. de Comerç, comprendran els següents documents que formen una unitat:

• Balanç, en ell figuraran de forma separada l'actiu, el passiu i el patrimoni net. L'actiu comprendrà amb la deguda separació l'actiu fix o no corrent i l'actiu circulant o corrent. En el passiu es diferenciaran amb la deguda separació el passiu no corrent i el passiu circulant o corrent. En el patrimoni net es diferenciaran, com a mínim, els fons propis dels restants partides que l'integren.

• Compte de pèrdues i guanys, que recollirà el resultat de l'exercici, separant degudament els ingressos i les despeses imputables al mateix, i distingint els resultats d'explotació, de què no ho siguen.

• Estat que reflectisca els canvis en el patrimoni net de l'exercici, que tindrà dos parts. La primera reflectirà exclusivament els ingressos i les despeses generats per l'activitat de l'empresa durant l'exercici, distingint entre els reconeguts en el compte de pèrdues i guanys i els registrats directament en el patrimoni net. La segona contindrà tots els moviments haguts en el patrimoni net, inclosos els procedents de transaccions realitzades amb els socis o propietaris de l'empresa quan actuen com a tals. També s'informarà dels ajustaments al patrimoni net deguts a canvis en criteris comptables i correccions d'errors.

• Estat de fluxos d'efectiu , posarà de manifest, degudament ordenats i agrupats per categories o tipus d'activitats, els cobraments i els pagaments realitzats per l'empresa, a fi d'informar sobre els moviments d'efectiu produïts en l'exercici. 

• Memòria, completarà, ampliarà i comentarà la informació continguda en els altres documents que integren els comptes anuals.

En la Tercera part del Pla General de Comptabilitat aprovat pel Reial Decret 1514/2007, de 16 de novembre, es contenen les normes d'elaboració dels Comptes Anuals.